<div dir="ltr">How on earth is asking people questions about what they did &quot;punitive&quot;?<div><br></div><div>There is such a strange tendency in this community to think of the worst possible scenario and then take that as a basepoint on which to make decisions.</div><div><br></div><div>Three scenarios: one in which someone did their job well and properly; one in which they make a mistake; one in which they knowingly did wrong.</div><div><br></div><div>Let&#39;s take the .Africa example: someone redacted information that someone else on staff had assisted the other applicant. </div><div><br></div><div>Two people worth talking to: the person that took the decision to redact the information; and the person who wrote and/or authorized the letter to the AUC for the other applicant.</div><div><br></div><div>At the moment, we have little real idea what happened. And I don&#39;t think anyone here is naive enough to believe that ICANN will give an honest rundown of what happened either.</div><div><br></div><div>So, the person that wrote the letter.</div><div><br></div><div>It&#39;s easy to see how they could be reprimanded or even fired. But let&#39;s assume that they didn&#39;t think the letter was a good idea. Let&#39;s assume they actually wrote emails saying they didn&#39;t agree with this course of action. But they were then ordered to assist by someone higher up in the chain of command. But because it has come out, they get the blame when in fact they were doing their job well and actually identified the very problem that ICANN was subsequently criticized for. </div><div><br></div><div>We want this person at ICANN. And this person would actively *want* to talk to people outside the organization, so they can show they are professional, recognized the issue, and followed the appropriate actions. </div><div><br></div><div>Take the person who redacted the information. Perhaps they did it because they were told to by their boss. Perhaps they did it because they thought it was the right thing to do. Perhaps they did it because they were the same person who told the first person that they should write the letter, even after they had expressed their strong reservations. Perhaps they just made a mistake and feel very embarrassed about the whole thing.</div><div><br></div><div>If this person has not done anything wrong, then they also would want to explain their actions, especially if they felt that having an external party asking them questions meant that they could be more truthful than if another staffer or Board member asked them.</div><div><br></div><div>Now take the worst case scenarios: the person writing the letter knew they shouldn&#39;t have done it, knew they were breaking the bylaws but didn&#39;t care because it was easier for them and didn&#39;t think they&#39;d ever be found out. </div><div><br></div><div>Or: the person that redacted the information also knew it was wrong but figured that no one would be able to get the unredacted copy anyway, and the Board wouldn&#39;t ask any hard questions, so no one will ever know.</div><div><br></div><div>All of these scenarios are possible.</div><div><br></div><div>In the positive scenarios, professionals get to explain their actions. If they did an excellent professional job, they raise their stature in the job and the community. </div><div><br></div><div>If they made a mistake, they get to say &#39;I made a mistake&#39;, and learn a valuable lesson.</div><div><br></div><div>In the scenarios where people knowingly did wrong and tried to hide their misdeeds, it would become obvious pretty quickly. This would enable the organization to see what went wrong and so fix processes so it doesn&#39;t happen in future. And it would put that person on notice that they can&#39;t expect to get away with that sort of behavior.</div><div><br></div><div>This whole process is what is called &quot;accountability&quot;. </div><div><br></div><div><br></div><div>Without that accountability, a culture can go wrong very quickly. And I would argue that it has and we keep seeing the manifestations of that.</div><div><br></div><div>By the way, I would like to remind people that I was on staff for three years and still have a number of good friends at ICANN so I am working from real knowledge of ICANN and its internal workings.</div><div><br></div><div>I was also the staff support on two different accountability reviews - OneWorldTrust and Improving Institutional Confidence.<br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div>Kieren</div><div><br></div><div><div><br></div></div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Fri, Jul 17, 2015 at 2:00 PM, Greg Shatan <span dir="ltr">&lt;<a href="mailto:gregshatanipc@gmail.com" target="_blank">gregshatanipc@gmail.com</a>&gt;</span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">I do not, at least not in particular.  Which is why I think we need to focus on actions, not actors.  I agree wholeheartedly that most of the staff I have worked with are great, and hard-working and dedicated to boot.  And as you say, if an action was found to be an improper exercise of staff power, it should be seen first as an educational opportunity, not as a punitive opportunity.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Focusing on actions also distances this further from &quot;personnel&quot; type cases.</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote"><span class="">On Fri, Jul 17, 2015 at 4:47 PM, Avri Doria <span dir="ltr">&lt;<a href="mailto:avri@acm.org" target="_blank">avri@acm.org</a>&gt;</span> wrote:<br></span><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><span class="">Hi,<br>
<br>
I do not know about you or others, but i have no particular staff member<br>
in mind. Most of the ones I know are mostly pretty great most of the<br>
time.  If someone made errors in this case, then it provides a good<br>
learning opportunity.<br>
<br>
Though I believe actions and actors are fairly tied together, and<br>
actions only improve when actors are better trained and supported and<br>
rewarded for the right stuff.<br>
<br>
avri<br>
<span><br>
<br>
On 17-Jul-15 22:29, Greg Shatan wrote:<br>
&gt; I think we are fixated too much in this discussion on going after a<br>
&gt; particular staff member.  The focus should be on &quot;staff actions,&quot; as a<br>
&gt; class of actions, not on &quot;actions of staff members,&quot; as a class of actors.<br>
&gt;<br>
</span></span><span class=""><span>&gt; On Fri, Jul 17, 2015 at 4:22 PM, Avri Doria &lt;<a href="mailto:avri@acm.org" target="_blank">avri@acm.org</a><br>
&gt; &lt;mailto:<a href="mailto:avri@acm.org" target="_blank">avri@acm.org</a>&gt;&gt; wrote:<br>
&gt;<br>
&gt;     Hi,<br>
&gt;<br>
&gt;     And what I am saying is that it isn&#39;t a mistake, just a job not yet<br>
&gt;     completed.<br>
&gt;<br>
&gt;     avri<br>
&gt;<br>
&gt;<br>
&gt;     On 17-Jul-15 22:15, Kieren McCarthy wrote:<br>
&gt;     &gt; What I am saying Avri is that we should not keep making the same<br>
&gt;     &gt; mistake over and over again.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt; And one of those mistakes is to continue to believe that a single<br>
&gt;     &gt; person can bring a decent level of accountability to ICANN. They<br>
&gt;     &gt; cannot. Especially when they are reliant on ICANN for doing<br>
&gt;     their job<br>
&gt;     &gt; and getting paid.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt; Kieren<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;<br>
</span></span><span class="">&gt;     &gt; On Fri, Jul 17, 2015 at 12:44 PM, Avri Doria &lt;<a href="mailto:avri@acm.org" target="_blank">avri@acm.org</a><br>
&gt;     &lt;mailto:<a href="mailto:avri@acm.org" target="_blank">avri@acm.org</a>&gt;<br>
</span><div><div><div><div class="h5">&gt;     &gt; &lt;mailto:<a href="mailto:avri@acm.org" target="_blank">avri@acm.org</a> &lt;mailto:<a href="mailto:avri@acm.org" target="_blank">avri@acm.org</a>&gt;&gt;&gt; wrote:<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     Hi,<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     On 17-Jul-15 20:38, Kieren McCarthy wrote:<br>
&gt;     &gt;     &gt; &gt; some personnel issues should remain confidential,<br>
&gt;     &gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     &gt; I don&#39;t understand why people keep putting this strawman out<br>
&gt;     &gt;     there. No<br>
&gt;     &gt;     &gt; one is suggesting, or indeed has ever suggested, that<br>
&gt;     personnel<br>
&gt;     &gt;     issues<br>
&gt;     &gt;     &gt; be included in a proper accountability mechanism.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     True.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     &gt; &gt; Why would a strengthened ombudsman not be a good fit for<br>
&gt;     this<br>
&gt;     &gt;     role?<br>
&gt;     &gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     &gt; I&#39;ll give you three good reasons:<br>
&gt;     &gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     &gt; 1. The Ombudsman was created in 2004. Despite numerous efforts<br>
&gt;     &gt;     to make<br>
&gt;     &gt;     &gt; the role effective, it has never happened. Why keep making<br>
&gt;     the same<br>
&gt;     &gt;     &gt; mistake?<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     Previous failure is not a mistake.<br>
&gt;     &gt;     I believe we can succeed at doing this.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     And the Ombudsman can get access to any information.  It is<br>
&gt;     uncertain<br>
&gt;     &gt;     how much he can do with it at this point, but at least<br>
&gt;     someone who is<br>
&gt;     &gt;     trusted can look and can give testimony about the validity of<br>
&gt;     &gt;     redactions.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     Sure I would like to see ICANN live of to ATRT obligations,<br>
&gt;     take<br>
&gt;     &gt;     on CSR<br>
&gt;     &gt;     seriously, have reasonable RR and stronger independent<br>
&gt;     reviews and<br>
&gt;     &gt;     audits &amp;c., but we should not give up the partial successes<br>
&gt;     &gt;     because they<br>
&gt;     &gt;     are not right yet.  WS2 will focus on strengthening the<br>
&gt;     ombudsman role<br>
&gt;     &gt;     and I think we can do it.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     &gt; 2. The Ombudsman is completely reliant on ICANN corporate. For<br>
&gt;     &gt;     access<br>
&gt;     &gt;     &gt; to people and documents, for resources, for salary, for<br>
&gt;     technical<br>
&gt;     &gt;     &gt; support, for logistical support, for an office, for a room<br>
&gt;     at ICANN<br>
&gt;     &gt;     &gt; meetings, for everything except his own body. And his role and<br>
&gt;     &gt;     what he<br>
&gt;     &gt;     &gt; can do is determined by ICANN&#39;s legal department in the<br>
&gt;     rules that<br>
&gt;     &gt;     &gt; they wrote. The Ombudsman also signs a very strong<br>
&gt;     confidentiality<br>
&gt;     &gt;     &gt; agreement with ICANN that effectively ties their hands on<br>
&gt;     everything<br>
&gt;     &gt;     &gt; except illegal activity. See point 1.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     Ombudsman in general are paid for by the company they work<br>
&gt;     for.  And<br>
&gt;     &gt;     they often still have strong independence.  Some even have power<br>
&gt;     &gt;     to fix<br>
&gt;     &gt;     things.  We should fix the aspects of the ombudsman support that<br>
&gt;     &gt;     need to<br>
&gt;     &gt;     be fixed, we should not give up.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     See response to point 1.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     &gt; 3. An Ombudsman is a single person. And one completely<br>
&gt;     reliant on<br>
&gt;     &gt;     &gt; ICANN. This provides an enormous degree of control by<br>
&gt;     ICANN and very<br>
&gt;     &gt;     &gt; little freedom for the accountability role the Ombusdsman is<br>
&gt;     &gt;     supposed<br>
&gt;     &gt;     &gt; to fulfill. There are numerous people able to testify that<br>
&gt;     ICANN<br>
&gt;     &gt;     &gt; corporate has no hesitation in applying significant<br>
&gt;     pressure on<br>
&gt;     &gt;     &gt; individuals if they act in a way that it deemed a<br>
&gt;     potential threat.<br>
&gt;     &gt;     &gt; All of those people are however under confidentiality<br>
&gt;     agreements<br>
&gt;     &gt;     with<br>
&gt;     &gt;     &gt; ICANN.<br>
&gt;     &gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     Actually we have an Ombudsman&#39;s office with 2 people in it.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     It either needs to be fixed or we need to walk away from ICANN.<br>
&gt;     &gt;     Some of<br>
&gt;     &gt;     us have done so and are probably making a good living picking on<br>
&gt;     &gt;     ICANN,<br>
&gt;     &gt;     and some of us are thinking of walking away just to make a<br>
&gt;     living<br>
&gt;     &gt;     (volunteering is a difficult vocation).  But those who do stay<br>
&gt;     &gt;     need  to<br>
&gt;     &gt;     keep trying to fix it for as long as they do stay.  And new<br>
&gt;     people<br>
&gt;     &gt;     come<br>
&gt;     &gt;     to the effort all the time, determined to succeed where we fail.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     For anyone who says ICANN never improves, I ask them to<br>
&gt;     think back<br>
&gt;     &gt;     to a<br>
&gt;     &gt;     decade ago and compare.  Problems there still are, but it is<br>
&gt;     nowhere<br>
&gt;     &gt;     near as bad as it once was. Could be a lot better, but also<br>
&gt;     could be a<br>
&gt;     &gt;     lot worse.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     &gt; The only way to bring actual accountability to ICANN is to<br>
&gt;     have<br>
&gt;     &gt;     people<br>
&gt;     &gt;     &gt; that are not dependent on ICANN and are not muzzled by<br>
&gt;     &gt;     confidentiality<br>
&gt;     &gt;     &gt; agreements asking the questions.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     True they are necessary.  But they are only one part of the<br>
&gt;     &gt;     story.  They<br>
&gt;     &gt;     need internal allies.<br>
&gt;     &gt;     And it is my impression that though not as effective as he<br>
&gt;     could have<br>
&gt;     &gt;     been due to conditions you describe, the ombudsman has<br>
&gt;     helped in many<br>
&gt;     &gt;     cases.  And does as much as possible to support the people who<br>
&gt;     &gt;     need help.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     &gt; And those people are... the 2,000 people that turn up to ICANN<br>
&gt;     &gt;     &gt; meetings. The community.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     Actually aren&#39;t most of them there to wheel and deal?<br>
&gt;     &gt;     Only hundreds go to meetings dedicated to doing the policy<br>
&gt;     stuff.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     And they need the support of a strong ombudsman office.<br>
&gt;     &gt;     and a CSR officer, and ...<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     That is what this process is all about.<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     avri<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;     ---<br>
&gt;     &gt;     This email has been checked for viruses by Avast antivirus<br>
&gt;     software.<br></div></div>
&gt;     &gt;     <a href="https://www.avast.com/antivirus" rel="noreferrer" target="_blank">https://www.avast.com/antivirus</a><br>
&gt;     &gt;<br>
</div></div><span>&gt;     &gt;     _______________________________________________<br>
&gt;     &gt;     Accountability-Cross-Community mailing list<span class=""><br>
&gt;     &gt;     <a href="mailto:Accountability-Cross-Community@icann.org" target="_blank">Accountability-Cross-Community@icann.org</a><br>
&gt;     &lt;mailto:<a href="mailto:Accountability-Cross-Community@icann.org" target="_blank">Accountability-Cross-Community@icann.org</a>&gt;<br>
</span></span>&gt;     &gt;     &lt;mailto:<a href="mailto:Accountability-Cross-Community@icann.org" target="_blank">Accountability-Cross-Community@icann.org</a><br>
&gt;     &lt;mailto:<a href="mailto:Accountability-Cross-Community@icann.org" target="_blank">Accountability-Cross-Community@icann.org</a>&gt;&gt;<br>
<span>&gt;     &gt;<br>
&gt;      <a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/accountability-cross-community" rel="noreferrer" target="_blank">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/accountability-cross-community</a><br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt;<br>
&gt;     &gt; _______________________________________________<br>
&gt;     &gt; Accountability-Cross-Community mailing list<br>
</span><span class="">&gt;     &gt; <a href="mailto:Accountability-Cross-Community@icann.org" target="_blank">Accountability-Cross-Community@icann.org</a><br>
&gt;     &lt;mailto:<a href="mailto:Accountability-Cross-Community@icann.org" target="_blank">Accountability-Cross-Community@icann.org</a>&gt;<br>
</span><span>&gt;     &gt; <a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/accountability-cross-community" rel="noreferrer" target="_blank">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/accountability-cross-community</a><span class=""><br>
&gt;<br>
&gt;<br>
&gt;     ---<br>
&gt;     This email has been checked for viruses by Avast antivirus software.<br></span>
&gt;     <a href="https://www.avast.com/antivirus" rel="noreferrer" target="_blank">https://www.avast.com/antivirus</a><br>
&gt;<br>
</span><span>&gt;     _______________________________________________<br>
&gt;     Accountability-Cross-Community mailing list<span class=""><br>
&gt;     <a href="mailto:Accountability-Cross-Community@icann.org" target="_blank">Accountability-Cross-Community@icann.org</a><br>
&gt;     &lt;mailto:<a href="mailto:Accountability-Cross-Community@icann.org" target="_blank">Accountability-Cross-Community@icann.org</a>&gt;<br>
</span></span><span>&gt;     <a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/accountability-cross-community" rel="noreferrer" target="_blank">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/accountability-cross-community</a><span class=""><br>
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Accountability-Cross-Community mailing list<span class=""><br>
<a href="mailto:Accountability-Cross-Community@icann.org" target="_blank">Accountability-Cross-Community@icann.org</a><br>
<a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/accountability-cross-community" rel="noreferrer" target="_blank">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/accountability-cross-community</a><br>
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Accountability-Cross-Community mailing list<br>
<a href="mailto:Accountability-Cross-Community@icann.org">Accountability-Cross-Community@icann.org</a><br>
<a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/accountability-cross-community" rel="noreferrer" target="_blank">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/accountability-cross-community</a><br>
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