<html><head><base href="x-msg://1208/"></head><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><br><div><div>On May 18, 2010, at 8:38 PM, Alice Jansen wrote:</div><br class="Apple-interchange-newline"><blockquote type="cite"><span class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; font-family: Helvetica; font-size: medium; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; orphans: 2; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-decorations-in-effect: none; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px; "><div lang="EN-US" link="blue" vlink="purple"><div class="Section1"><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Dear RT Members,<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">To date, we have not received any comments on a possible community attendance at your F2F meeting in Brussels (June 18-19).</span></div></div></div></span></blockquote><div><br></div>I have to say I don't really understand the question.</div><div><br></div><div>As I understand it, the Team is having f2f meetings with specific groups at specified times.</div><div>Are you asking whether members of the ( say) registry constituency should be accommodated at our meeting with (say) At Large... or the board? I had rather assumed those sessions would be in private, but thats up to each set of participants. I suggest that be clarified with each session well in advance. I shall ask the board if it has any preferences, indicating my personal preference is to have it open, or the majority of it in the open.</div><div><blockquote type="cite"><span class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; font-family: Helvetica; font-size: medium; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; orphans: 2; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-decorations-in-effect: none; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px; "><div lang="EN-US" link="blue" vlink="purple"><div class="Section1"><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><font class="Apple-style-span" color="#000000" face="Helvetica"><span class="Apple-style-span" style="font-size: medium;"><br></span></font></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "></span></div></div></div></span></blockquote>Later in Brussels we hold a f2f meeting with the whole community in the main hall to report progress and do a Q and A.</div><div><br></div><div>If you mean the Team's own meeting ( of the Team), I suggest we conduct that in public for the first half or such period, then have a period at the close in private. That means permitting attendees in the committee room, as we do in the online fora. I suspect that not many people will be there physically on Friday, perhaps more on Saturday.</div><div><br></div><div>That suggests we need a room slightly larger than is needed for the Team.</div><div><br></div><div>Hope that helps.</div><div><br></div><div>Regards</div><div><br></div><div>Peter</div><div><br><blockquote type="cite"><span class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; font-family: Helvetica; font-size: medium; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; orphans: 2; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-decorations-in-effect: none; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px; "><div lang="EN-US" link="blue" vlink="purple"><div class="Section1"><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Please provide us with your feedback by today – end of your business day – as we need to inform meeting staff of logistical requirements.<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Thank you for your cooperation.<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Kind regards<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Alice<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Alice E. Jansen<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">--------------------------<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">ICANN<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Assistant, Organizational Reviews<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "><a href="mailto:alice.jansen@icann.org" style="color: blue; text-decoration: underline; ">alice.jansen@icann.org</a><o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Phone: +32.2.234.78.64<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Mobile: +32.4.73.31.76.56<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Fax: +32.2.234.78.48<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Skype: alice_jansen_icann<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">--------------------------<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">6, Rond Point Schuman<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">B-1040 Brussels, Belgium<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div><div style="border-right-style: none; border-bottom-style: none; border-left-style: none; border-width: initial; border-color: initial; border-top-style: solid; border-top-color: rgb(181, 196, 223); border-top-width: 1pt; padding-top: 3pt; padding-right: 0in; padding-bottom: 0in; padding-left: 0in; "><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><b><span style="font-size: 10pt; font-family: Tahoma, sans-serif; ">From:</span></b><span style="font-size: 10pt; font-family: Tahoma, sans-serif; "><span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span>Marco Lorenzoni<span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span><br><b>Sent:</b><span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span>Wednesday, May 12, 2010 4:22 PM<br><b>To:</b><span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span><a href="mailto:at-review@icann.org" style="color: blue; text-decoration: underline; ">at-review@icann.org</a><br><b>Cc:</b><span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span>Alice Jansen<br><b>Subject:</b><span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span>RE: Participation tools for your Bxl meeting<o:p></o:p></span></div></div></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><o:p>&nbsp;</o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Following up on this, we have been just asked by community members if general public would be invited to assist in person to your Fri-Sat meeting.<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Please let us know what is your preference by this w-e as this decision will impact on the logistics we are organizing; thanks and best regards<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT" style="color: rgb(31, 73, 125); ">Marco Lorenzoni<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT" style="color: rgb(31, 73, 125); ">---------------------<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT" style="color: rgb(31, 73, 125); ">ICANN<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT" style="color: rgb(31, 73, 125); ">Director, Organizational Review<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT" style="color: rgb(31, 73, 125); "><a href="mailto:marco.lorenzoni@icann.org" style="color: blue; text-decoration: underline; ">marco.lorenzoni@icann.org</a><o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT" style="color: rgb(31, 73, 125); ">Phone: +32.2.234 78 69<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT" style="color: rgb(31, 73, 125); ">Mobile: +32.475.72 47 47<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Fax: +32 2 234 7848<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">Skype: marco_lorenzoni<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">---------------------<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); ">6, Rond Point Schuman<br>B-1040 Brussels, Belgium<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: rgb(31, 73, 125); "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div><div style="border-right-style: none; border-bottom-style: none; border-left-style: none; border-width: initial; border-color: initial; border-top-style: solid; border-top-color: rgb(181, 196, 223); border-top-width: 1pt; padding-top: 3pt; padding-right: 0in; padding-bottom: 0in; padding-left: 0in; "><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><b><span style="font-size: 10pt; font-family: Tahoma, sans-serif; ">From:</span></b><span style="font-size: 10pt; font-family: Tahoma, sans-serif; "><span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span>Marco Lorenzoni<span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span><br><b>Sent:</b><span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span>Wednesday, 12 May, 2010 15:44<br><b>To:</b><span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span><a href="mailto:at-review@icann.org" style="color: blue; text-decoration: underline; ">at-review@icann.org</a><br><b>Cc:</b><span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span>Alice Jansen<br><b>Subject:</b><span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span>Participation tools for your Bxl meeting<o:p></o:p></span></div></div></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><o:p>&nbsp;</o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; ">Dear RT Members,<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; ">Following your meeting in MdR, staff will organize the following participation tools for your 1,5 day meeting in Brussels:<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; ">*Adobe connect room<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; ">* Audio streaming<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; ">* Chat<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; ">Please let us know by this week-end if you disagree; thank you and best regards<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><o:p>&nbsp;</o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT">Marco Lorenzoni<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT">---------------------<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT">ICANN<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT">Director, Organizational Review<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT"><a href="mailto:marco.lorenzoni@icann.org" style="color: blue; text-decoration: underline; ">marco.lorenzoni@icann.org</a><o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT">Phone: +32.2.234 78 69<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span lang="IT">Mobile: +32.475.72 47 47<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; ">Fax: +32 2 234 7848<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; ">Skype: marco_lorenzoni<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; ">---------------------<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; ">6, Rond Point Schuman<br>B-1040 Brussels, Belgium<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><o:p>&nbsp;</o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><o:p>&nbsp;</o:p></div></div>_______________________________________________<br>AT-Review mailing list<br><a href="mailto:AT-Review@icann.org" style="color: blue; text-decoration: underline; ">AT-Review@icann.org</a><br><a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/at-review" style="color: blue; text-decoration: underline; ">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/at-review</a><br></div></span></blockquote></div><br></body></html>