<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:st1="urn:schemas-microsoft-com:office:smarttags" xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40">

<head>
<meta http-equiv=Content-Type content="text/html; charset=us-ascii">
<meta name=Generator content="Microsoft Word 11 (filtered medium)">
<!--[if !mso]>
<style>
v\:* {behavior:url(#default#VML);}
o\:* {behavior:url(#default#VML);}
w\:* {behavior:url(#default#VML);}
.shape {behavior:url(#default#VML);}
</style>
<![endif]--><o:SmartTagType
 namespaceuri="urn:schemas-microsoft-com:office:smarttags" name="City"/>
<o:SmartTagType namespaceuri="urn:schemas-microsoft-com:office:smarttags"
 name="place"/>
<!--[if !mso]>
<style>
st1\:*{behavior:url(#default#ieooui) }
</style>
<![endif]-->
<style>
<!--
 /* Font Definitions */
 @font-face
        {font-family:Tahoma;
        panose-1:2 11 6 4 3 5 4 4 2 4;}
 /* Style Definitions */
 p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal
        {margin:0in;
        margin-bottom:.0001pt;
        font-size:12.0pt;
        font-family:"Times New Roman";}
a:link, span.MsoHyperlink
        {color:blue;
        text-decoration:underline;}
a:visited, span.MsoHyperlinkFollowed
        {color:purple;
        text-decoration:underline;}
p
        {mso-margin-top-alt:auto;
        margin-right:0in;
        mso-margin-bottom-alt:auto;
        margin-left:0in;
        font-size:12.0pt;
        font-family:"Times New Roman";}
span.EmailStyle17
        {mso-style-type:personal;
        font-family:Arial;
        color:windowtext;
        font-weight:normal;
        font-style:normal;
        text-decoration:none none;}
span.EmailStyle19
        {mso-style-type:personal-reply;
        font-family:Arial;
        color:blue;
        font-weight:normal;
        font-style:normal;
        text-decoration:none none;}
@page Section1
        {size:8.5in 11.0in;
        margin:1.0in 1.25in 1.0in 1.25in;}
div.Section1
        {page:Section1;}
 /* List Definitions */
 @list l0
        {mso-list-id:348679065;
        mso-list-template-ids:1464243288;}
ol
        {margin-bottom:0in;}
ul
        {margin-bottom:0in;}
-->
</style>
<!--[if gte mso 9]><xml>
 <o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" />
</xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
 <o:shapelayout v:ext="edit">
  <o:idmap v:ext="edit" data="1" />
 </o:shapelayout></xml><![endif]-->
</head>

<body lang=EN-US link=blue vlink=purple>

<div class=Section1>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'>Thanks Grant.<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'>Yes, I have approached all councilors and
the two liaisons.  I am always happy if people wish to send their
responses through the council list.  Am also happy to receive direct
responses – as much to minimize my inbox as anything else!<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'>Yes, good suggestion on the purpose of
collecting data.  I will add that to the equations which are emerging.<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'>Yes, there are four initial sections but
do feel free to add where you need to.  This is a very early phase effort
to help us all flush out where we need to be.<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'>Yes, on the purpose statement – I have
called it a rationale and I have added correct references where
needed.   I will also include, if it helps Council, some other models
where this type of review has been done in other industry self-regulatory
environments.  You may have some specific suggestions here with respect to
your experience in the telecoms industry in NZ – I can’t remember
what review was most recently done but perhaps you could advise?<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'>Kind regards.<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'>Liz<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 color=blue face=Arial><span style='font-size:
12.0pt;font-family:Arial;color:blue'><o:p> </o:p></span></font></p>

<div>

<div class=MsoNormal align=center style='text-align:center'><font size=3
face="Times New Roman"><span style='font-size:12.0pt'>

<hr size=2 width="100%" align=center tabindex=-1>

</span></font></div>

<p class=MsoNormal><b><font size=2 face=Tahoma><span style='font-size:10.0pt;
font-family:Tahoma;font-weight:bold'>From:</span></font></b><font size=2
face=Tahoma><span style='font-size:10.0pt;font-family:Tahoma'> Grant FORSYTH
[mailto:Grant.Forsyth@team.telstraclear.co.nz] <br>
<b><span style='font-weight:bold'>Sent:</span></b> Tuesday, August 02, 2005
11:28 PM<br>
<b><span style='font-weight:bold'>To:</span></b> Liz Williams<br>
<b><span style='font-weight:bold'>Cc:</span></b>
GNSO.SECRETARIAT@GNSO.ICANN.ORG; council@gnso.icann.org<br>
<b><span style='font-weight:bold'>Subject:</span></b> RE: GNSO Review</span></font><o:p></o:p></p>

</div>

<p class=MsoNormal><font size=3 face="Times New Roman"><span style='font-size:
12.0pt'><o:p> </o:p></span></font></p>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=2 color=blue face=Arial><span style='font-size:
10.0pt;font-family:Arial;color:blue'>Hi Liz</span></font><o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=2 color=blue face=Arial><span style='font-size:
10.0pt;font-family:Arial;color:blue'>Thank you for contacting me for some early
input to the development of the TOR.</span></font><o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=2 color=blue face=Arial><span style='font-size:
10.0pt;font-family:Arial;color:blue'>While you have noted that you would not
forward my responses and would 'anonymise' (is there such a word?) my thoughts,
I am more comfortable responding transparently through Council and would wish
that other Councillors (and I understand that you have approached [all?] other
Councillors, which I think is correct) respond transparently. Transparency is
important to the GNSO.</span></font><o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=3 face="Times New Roman"><span style='font-size:
12.0pt'> <o:p></o:p></span></font></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=2 color=blue face=Arial><span style='font-size:
10.0pt;font-family:Arial;color:blue'>I have one significant suggestion at this
time and that is for another 'section' or 'dimension' to add to the four that
you have proposed.</span></font><o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=2 color=blue face=Arial><span style='font-size:
10.0pt;font-family:Arial;color:blue'>I think it is crucial that in gathering
data, asking questions, analysing and making recommendations, that this is done
in a clear and agreed understanding of the purpose of the GNSO given ICANN's
mission, core values (eg bottom up, consensus based policy
development) and commitments (eg MOU).</span></font><o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=3 face="Times New Roman"><span style='font-size:
12.0pt'> <o:p></o:p></span></font></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=2 color=blue face=Arial><span style='font-size:
10.0pt;font-family:Arial;color:blue'>I think it would be desirable to have such
a fulsome purpose statement/description agreed by Council, going into the
review.</span></font><o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=2 color=blue face=Arial><span style='font-size:
10.0pt;font-family:Arial;color:blue'>If you could draft such a statement
supported by references, that would be most useful.</span></font><o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=3 face="Times New Roman"><span style='font-size:
12.0pt'> <o:p></o:p></span></font></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=2 color=blue face=Arial><span style='font-size:
10.0pt;font-family:Arial;color:blue'>In the mean time, I will give further
thought to the other dimensions that you have proposed be the framework for
data gathering.</span></font><o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=2 color=blue face=Arial><span style='font-size:
10.0pt;font-family:Arial;color:blue'>(Have I got it right as to what your 4
sections are?)</span></font><o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=2 color=blue face=Arial><span style='font-size:
10.0pt;font-family:Arial;color:blue'>Regards</span></font><o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><font size=3 face="Times New Roman"><span style='font-size:
12.0pt'> <o:p></o:p></span></font></p>

</div>

<p class=MsoNormal><font size=3 face="Times New Roman"><span style='font-size:
12.0pt'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p><font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;font-family:Arial'>Grant
Forsyth</span></font> <br>
<font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;font-family:Arial'>Manager
Industry & Regulatory Affairs</span></font> <br>
<font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;font-family:Arial'>TelstraClear</span></font>
<br>
<font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;font-family:Arial'>Cnr
Taharoto & Northcote Roads</span></font> <br>
<font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;font-family:Arial'>Private
Bag 92143</span></font> <br>
<font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;font-family:Arial'>AUCKLAND</span></font>
<br>
<font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;font-family:Arial'>ph +64
9 912 5759</span></font> <br>
<font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;font-family:Arial'>fx +
64 9 912 4077</span></font> <br>
<font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;font-family:Arial'>Mb 029
912 5759 </span></font><o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt'><font size=2 face=Tahoma><span
style='font-size:10.0pt;font-family:Tahoma'>-----Original Message-----<br>
<b><span style='font-weight:bold'>From:</span></b> Liz Williams
[mailto:liz.williams@icann.org]<br>
<b><span style='font-weight:bold'>Sent:</span></b> Tuesday, 02 August, 2005
00:44<br>
<b><span style='font-weight:bold'>To:</span></b> Grant FORSYTH<br>
<b><span style='font-weight:bold'>Subject:</span></b> GNSO Review</span></font><o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'>Grant<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'>You will have seen Bruce's note about the GNSO review -- I
am going to be responsible for putting that together from the ICANN side. 
I am collecting some initial thoughts and would appreciate your input.  <o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'>Just to recap the timing first.  We have to have ready
for the VCR Board meeting the Terms of Reference that will then trigger the
review to take place in early 2006.  The exact timing is yet to be
established but, based on instructions from JJ, I will need to have the report
ready one month prior to Nov 30 to enable sufficient time to get the Board
their proper papers.  That means we have August, Sept and Oct to get
initial thoughts, first draft and final draft ready.  I will prepare a
project map in the next couple of days that will include all these critical
dates.  I will circulate that when we have the early thoughts phase
completed.<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'>As you know, the review is required by the by-laws and the
LUX board resolution which means that we can use input from all kinds of sources
to inform the questions which need answering.<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'>I have put below the four sections into which I'm organizing
early thoughts.  Your input into any or all of those sections gratefully
received.<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'><o:p> </o:p></span></font></p>

<ol style='margin-top:0in' start=1 type=1>
 <li class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt;mso-list:l0 level1 lfo1'><font
     size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;font-family:Arial'>Operational
     - most objective of the categories.  Based on facts and figures about
     voting patterns, trends, participation rates, numbers, types and kinds of
     meetings.   (Glen is helping me here and we have just completed
     our conversation)</span></font> <font face=Arial><span style='font-family:
     Arial'><o:p></o:p></span></font></li>
 <li class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt;mso-list:l0 level1 lfo1'><font
     size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;font-family:Arial'>Effectiveness
     --  partly objective/partly subjective.  Need to look at time
     lines for consideration of issues.  Need to also consider, once
     policy is made, is it implemented easily, quickly.  What compliance
     issues are there?  What is balance between policy compliance and, for
     example, need for binding contract.</span></font> <font face=Arial><span
     style='font-family:Arial'><o:p></o:p></span></font></li>
 <li class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt;mso-list:l0 level1 lfo1'><font
     size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;font-family:Arial'>Relationships
     - partly objective/partly subjective.  Need to examine relationships
     with the board, with staff, with other SOs.  Need to look at internal
     relationships within the structure of the GNSO (are the constituencies
     representative, transparent, effective at demonstrating
     positions/views/diversity of opinion).  How does work get done; are
     the existing processes and procedures working and effective.  What
     measures should we use to answer those questions?   Need work
     here on identifying breakages in the system.  For example, should
     there be closer/more supportive/more direct staff intervention? 
     Should there be broader constituency membership to spread consultation
     mechanisms?</span></font> <font face=Arial><span style='font-family:Arial'><o:p></o:p></span></font></li>
 <li class=MsoNormal style='mso-list:l0 level1 lfo1'><font size=3 face=Arial><span
     style='font-size:12.0pt;font-family:Arial'>Perceptual - the most
     subjective of the four categories.  Need questions around perceptions
     of inclusiveness, transparency, attitudes of external bodies \ and
     internal groupings like board, staff and other SOs.   Measuring
     this (and then improving) is difficult but quite valuable.</span></font> <font
     face=Arial><span style='font-family:Arial'><o:p></o:p></span></font></li>
</ol>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'>I am particularly interested, from your side, to hear about
representation, plurality of views, openness of processes.  I have been
reviewing each of the GNSO constituencies to see how that is handled - each one
is, of course, different!<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'>At this early stage I am sharing these thoughts with Council
members some of whom I've been able to catch by phone.  I will then bring
those responses together into a first draft.  I am also using this model
to seek views from the staff and others. <o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'>I will not forward your responses and you can expect to see
anonymised thoughts put into a more formal paper for public consumption a few
weeks down the track.  You can call me if you would prefer - numbers
below.<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'>Kind regards.<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'>Liz<o:p></o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face=Arial><span style='font-size:12.0pt;
font-family:Arial'><o:p> </o:p></span></font></p>

<p class=MsoNormal><font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;
font-family:Arial'>Liz Williams</span></font><o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal><font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;
font-family:Arial'>Senior Policy Counselor</span></font><o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal><font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;
font-family:Arial'>ICANN - <st1:place w:st="on"><st1:City w:st="on">Brussels</st1:City></st1:place></span></font><o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal><font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;
font-family:Arial'>Tel:  +32 2 234 7874</span></font><o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal><font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;
font-family:Arial'>Fax:  +32 2 234 7848</span></font><o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal><font size=2 face=Arial><span style='font-size:10.0pt;
font-family:Arial'>Mob:  +61 414 26 9000</span></font><o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal><font size=3 face="Times New Roman"><span style='font-size:
12.0pt'><o:p> </o:p></span></font></p>

</div>

</body>

</html>