Bruce...as long as the dates are confirmed ahead, I can accomodate the meetings.  Sophia<br><br>

<div><span class="gmail_quote">On 23/01/06, <b class="gmail_sendername">Bruce Tonkin</b> <<a href="mailto:Bruce.Tonkin@melbourneit.com.au">Bruce.Tonkin@melbourneit.com.au</a>> wrote:</span>

<blockquote class="gmail_quote" style="PADDING-LEFT: 1ex; MARGIN: 0px 0px 0px 0.8ex; BORDER-LEFT: #ccc 1px solid">Hello All, The topic of a physical meeting on gtlds in Feb 2006 is on the agenda for our next Council meeting on 6 Feb 2006.

<br><br>However if we want to do this, we need to make progress in making<br>arrangements prior to our scheduled conference call.<br><br>Purpose of meeting<br>==================<br>- using the initial report on new gtlds from the ICANN staff - carry out

<br>further drafting work on a policy position<br>- if the Council decides to progress on additional policy issues<br>identified in the issues report requested at the last meeting - carry<br>out further work to complete constituency position statements and begin

to draft proposed policies - provide an opportunity for any additional public comment on the reports published so far Given the need to work more quickly on substantive policy issues, a physical meeting may assist progress.

<br><br><br>Location of meeting<br>===================<br>- the Washington region has several major gtld registries and registrars<br>- it is easy to travel to from most locations in the Northern Hemisphere<br>- we have local contacts that can assist with logistics

<br><br><br>Planning so far<br>===============<br>- current date under consideration is around 21 Feb 2006<br>- locations under consideration include<br>-- at a location in the city of Washington, DC itself<br>-- or at a location near Dulles airport, Washington

A location in Washington, DC may be appropriate for any further public comment/dialog on the policy issues and may get press coverage with respect to encouraging further contributions with respect to new gtlds.

<br>Marilyn Cade has volunteered to investigate this option further.<br><br>A location near the airport - will most likely make it far cheaper in<br>terms of accommodation costs, and probably easier to find available<br>accommodation at short notice.  This might be a better location for the

<br>planning meetings.   Maybe a registry or registrar in the area may be<br>able to host a drafting meeting.<br><br>It is possible that a combination of both might work best.  E.g one<br>morning or afternoon in the downtime area, and the rest of the time near

<br>the airport.<br><br><br>Participation<br>============<br>- given that many Council members will be planning to attend the ICANN<br>meeting in New Zealand in March, and may not have sufficient time or<br>budgets to also travel to Washington, I recommend we allow each

constituency to appoint 3 representatives (which do not need to be Council members) to represent the position of the constituency in Washington.  I expect that most constituencies will have members within a reasonable radius of Washington.

<br><br><br>Further input needed<br>=====================<br><br>I am interested to hear from Council members regarding any issues around<br>the proposed date (21 Feb 2006) - ie whether there are clashes with<br>other major international meetings etc, and also any preferences

<br>regarding meeting near Dulles airport near Washington, or in the city<br>itself.<br><br>Regards,<br>Bruce Tonkin<br><br><br><br><br><br><br><br></blockquote></div><br><br clear="all"><br>-- <br>Sophia Bekele<br>Voice/Fax: 925-935-1598

<br>Mob:925-818-0948<br><a href="mailto:sophiabekele@gmail.com">sophiabekele@gmail.com</a><br>SKYPE: skypesoph<br><a href="http://www.cbsintl.com">www.cbsintl.com</a><br>