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<div class=Section1>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>Adrian,<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>I have intentionally been delaying commenting on this subject
for at least two reasons: 1) I first wanted to make sure I could speak on
behalf of the RySG membership that I represent and not just share personal
thoughts, so I raised the issue on the RySG list and have been watching the
discussion there; 2) I also wanted to watch the Council discussion for awhile to
get a sense of what various Councilors thought about this subject before I
commented in my role as Chair.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>There has been quite a bit of discussion on the RySG list and it
has been very consistent.  RySG members are opposed to closing off the meetings
and not allowing observers to participate.  At the same time they recognize the
need for good management of open sessions and support steps in that regard such
as Council seating arrangements, name tags, etc.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>It might be helpful to look at some history regarding open
meetings.  I think the new gTLD PDP serves as an important element of GNSO history
in this regard.  Before I was even on the Council, it was decided to use the
Council as a Whole approach instead of forming a Task Force but to do that in a
way that allowed broader participation than just Councilors.  Bruce as Chair of
the Council led the PDP effort and from beginning to end, over a span of more
than 1 ½ years, participants involved Councilors and others who were willing to
commit the time.  We had a lot of in-person meetings including long sessions on
weekends in conjunction with ICANN International meetings and, at all of those
sessions, attendance and participation were open to everyone who showed up.  Moreover,
even though we were tackling one of the toughest tasks ever, we succeeded in
producing supermajority recommendations.  The results were not perfect and we
are still working on their implementation today, but it really was a huge
accomplishment.  Bruce, and toward the end when Bruce joined the Board, Avri,
are to be commended for their excellent leadership and all of the community
participants, Councilors and non-Councilors, are to be complimented as well.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>I believe it was during the new gTLD PDP that the trend toward
open WG sessions was expanded to include nearly all GNSO meetings on the
weekend.   And in my personal opinion as well as the view of the RySG, that has
worked very well.  It has not been without challenges and certainly can be
improved, but it fits the bottom-up process that we are supposed to follow very
well.  It also meets the Board recommendation that the GNSO Council should not
be a legislative body.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>Another point that is important is this: From the time that
weekend working sessions were started until now, it was always made clear that
these were not official Council meetings and that no business would be directly
done.  We always reserved business for the Open Council Meetings on Wednesdays
or for our regular teleconference meetings.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>I believe that two people on the Council have supported Adrian’s
suggestion for making the weekend working sessions more closed: Adrian and
Mike.  (If others have done so, I apologise and note that it is still early for
me and I have not read all my email today.)  Another Board recommendation is
that the GNSO Council should improve its representativeness of its
stakeholders.  In light of that, I would like to ask Adrian and Mike and any
others who have expressed views on this issue, regardless of the views, to
answer this question: Do the positions you have communicated represent the
views of your Stakeholder Groups or are they primarily your personal views? 
Besides the representativeness concern, I ask this question because over the
years I have observed excellent contributions from non-Councilors from every
Stakeholder Group and Constituency including lots of contributions from members
of the RrSG and CBUC.  I think it would have been a loss if those had not been
allowed in the process.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>Finally, let me suggest a word of caution.  Each of us as
Councilors has our own personal, business and/or professional interests with regard
to GNSO work, otherwise we probably would not volunteer so much time.  That is
as it should be but I think we need to be careful that we are not perceived to
be using our Councilor role as a platform for promoting those interests.  I am
not suggesting that anyone is, but I do believe that in taking a stance of making
the GNSO working sessions more closed, some may perceive us that way and we may
be seen as elevating ourselves above others in the community who also have
their own personal, business and professional interests, just because we are
Councilors.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>I apologise for such a long message.  Speaking in my role as
Chair, I recommend that we continue to not only allow open participation in our
weekend working sessions but that we encourage it but that we do so in a way
that is well managed and effective.  And I commit myself as Chair to provide
the leadership needed to make that happen with help from all of you.  As first
steps in that regard, I would like to ask Glen to prepare 2-sided name tags for
all Councilors and participating Staff members for our meetings in Brussels and
I along with help from Glen, St</span><span style='font-size:11.0pt;font-family:
"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>é</span><span style='font-size:11.0pt;
font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>phane and Olga will do our
best to make sure that there is room for all Councilors at tables where we and
other participants can readily see and converse with one another and observers.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>Thanks to everyone for the excellent dialog on this topic.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>Chuck<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<div style='border:none;border-left:solid blue 1.5pt;padding:0in 0in 0in 4.0pt'>

<div>

<div style='border:none;border-top:solid #B5C4DF 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in'>

<p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>From:</span></b><span
style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'> owner-council@gnso.icann.org
[mailto:owner-council@gnso.icann.org] <b>On Behalf Of </b>Adrian Kinderis<br>
<b>Sent:</b> Thursday, June 03, 2010 7:58 AM<br>
<b>To:</b> KnobenW@telekom.de; stephane.vangelder@indom.com;
william.drake@graduateinstitute.ch<br>
<b>Cc:</b> council@gnso.icann.org<br>
<b>Subject:</b> RE: [council] Meeting Protocol for Brussels and beyond...<o:p></o:p></span></p>

</div>

</div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>Wolf,<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>That must have worked well at a conference with 20% the usual
participation level and no new DAG to bang on about…<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>I think it will be very different in Brussels. Hence my original
email.<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'>I would love to hear from our Chair and Vice chair on this (not
you Stephane!).<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<div>

<p class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt'><b><span lang=EN-AU
style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>Adrian
Kinderis</span></b><span lang=EN-AU style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p></o:p></span></p>

</div>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";
color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p>

<div>

<div style='border:none;border-top:solid #B5C4DF 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in'>

<p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>From:</span></b><span
style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'> KnobenW@telekom.de
[mailto:KnobenW@telekom.de] <br>
<b>Sent:</b> Thursday, June 03, 2010 9:45 PM<br>
<b>To:</b> stephane.vangelder@indom.com; william.drake@graduateinstitute.ch<br>
<b>Cc:</b> Adrian Kinderis; council@gnso.icann.org<br>
<b>Subject:</b> AW: [council] Meeting Protocol for Brussels and beyond...<o:p></o:p></span></p>

</div>

</div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

<p class=MsoNormal><span style='color:black'>Stéphane,</span><o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";
color:blue'>I personally felt comfortable the way you were managing the weekend
sessions in Nairobi which means: councillors taking seats at the table and
speaking first to the various topics. Time for open discussion was still
available and seemed having been taken into schedule account. I would welcome
to keep it this way.</span><o:p></o:p></p>

<div>

<p class=MsoNormal> <o:p></o:p></p>

</div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

<p><span lang=DE style='font-size:10.0pt;font-family:"Courier New"'>Regards</span>
<br>
<span lang=DE style='font-size:10.0pt;font-family:"Courier New"'>Wolf-Ulrich</span><span
lang=DE> </span><o:p></o:p></p>

<div>

<p class=MsoNormal> <o:p></o:p></p>

</div>

<blockquote style='margin-top:5.0pt;margin-right:0in;margin-bottom:5.0pt'>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

<div class=MsoNormal align=center style='text-align:center'><span lang=DE>

<hr size=3 width="100%" align=center>

</span></div>

<p class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt'><b><span lang=DE
style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>Von:</span></b><span
lang=DE style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>
owner-council@gnso.icann.org [mailto:owner-council@gnso.icann.org] <b>Im
Auftrag von </b>Stéphane Van Gelder<br>
<b>Gesendet:</b> Mittwoch, 2. Juni 2010 08:37<br>
<b>An:</b> William Drake<br>
<b>Cc:</b> Adrian Kinderis; council@gnso.icann.org Council<br>
<b>Betreff:</b> Re: [council] Meeting Protocol for Brussels and beyond...</span><span
lang=DE><o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal>Bill's summary is spot on as far as I can remember. In
Nairobi, Adrian had pointed out the need to ensure Councillors get priority at
our weekend sessions. As acting Chair at that meeting, I tried to do just that.
My impression was that by allowing Councillors to speak first and then opening
it to other members of the community, we were able to ensure that these
sessions were productive for Councillors while still remaining open and useful
for the larger community as well. <o:p></o:p></p>

<div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt'>Stéphane<o:p></o:p></p>

<div>

<div>

<p class=MsoNormal>Le 2 juin 2010 à 08:20, William Drake a écrit :<o:p></o:p></p>

</div>

<p class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt'><o:p> </o:p></p>

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<p class=MsoNormal>Hi Adrian, <o:p></o:p></p>

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<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

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<p class=MsoNormal>On Jun 2, 2010, at 2:24 AM, Adrian Kinderis wrote:<o:p></o:p></p>

</div>

<p class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt'><o:p> </o:p></p>

<div>

<p class=MsoNormal>I would like to suggest that there be no questions from the
floor during these sessions.<o:p></o:p></p>

</div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

<div>

<p class=MsoNormal>When we last had this conversation didn't we decide
against <span class=apple-style-span><span style='font-size:11.0pt;
font-family:"Arial","sans-serif"'>draconian <o:p></o:p></span></span></p>

<p class=MsoNormal><span class=apple-style-span><span style='font-size:11.0pt;
font-family:"Arial","sans-serif"'>    measures that would
preclude community participation (and were hence poorly <o:p></o:p></span></span></p>

<p class=MsoNormal><span class=apple-style-span><span style='font-size:11.0pt;
font-family:"Arial","sans-serif"'>    received by some) and for
some intermediate steps like only Councilors at <o:p></o:p></span></span></p>

<p class=MsoNormal><span class=apple-style-span><span style='font-size:11.0pt;
font-family:"Arial","sans-serif"'>    the table, chair gives
preference to Councilor comments and right sizes the <o:p></o:p></span></span></p>

<p class=MsoNormal><span class=apple-style-span><span style='font-size:11.0pt;
font-family:"Arial","sans-serif"'>    time for others, etc? If
people think this has not worked sufficiently, <o:p></o:p></span></span></p>

<p class=MsoNormal><span class=apple-style-span><span style='font-size:11.0pt;
font-family:"Arial","sans-serif"'>    wouldn't it be possible to
simply have an offline conversation with the most <o:p></o:p></span></span></p>

<p class=MsoNormal><span class=apple-style-span><span style='font-size:11.0pt;
font-family:"Arial","sans-serif"'>    relevant parties saying
please respect the following ground rules, and to <o:p></o:p></span></span></p>

<p class=MsoNormal><span class=apple-style-span><span style='font-size:11.0pt;
font-family:"Arial","sans-serif"'>    reiterate these at the
outset of meetings?</span></span><o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

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<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

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<p class=MsoNormal>On Jun 2, 2010, at 2:51 AM, Adrian Kinderis wrote:<o:p></o:p></p>

</div>

<p class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt'><o:p> </o:p></p>

<div>

<p class=MsoNormal>I'll shout an extra round at the bar on Saturday night to
make up for it :)<o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

</div>

<p class=MsoNormal>Hmm...didn't I hear something like this a few meetings ago,
didn't materialize... :-)<o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal>BTW, on the matter of after hour amusement, perhaps I'll
pass along something I pointed out to NCSG, might be of interest to some here:<o:p></o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt'><br>
On Sun, May 30, 2010 at 1:33 PM, William Drake<br>
<<a href="mailto:william.drake@graduateinstitute.ch">william.drake@graduateinstitute.ch</a>>
wrote:<o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal>Hi<o:p></o:p></p>

<blockquote style='margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt'>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

</blockquote>

<blockquote style='margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt'>

<p class=MsoNormal>Just an FYI for people who will be attending ICANN Brussels,
as with Paris two summers ago, this meeting overlaps with the annual Fete de la
Musique held across France, Belgium, Switzerland, etc.  Just had a look at
the program <a
href="http://2010.fetedelamusique.be/recherches?tid=&tid_1=All&city=Bruxelles">http://2010.fetedelamusique.be/recherches?tid=&tid_1=All&city=Bruxelles</a> and
inter alia Saturday night 19th Toots and the Maytals is playing in the park near
the conference site.<o:p></o:p></p>

</blockquote>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

</div>

<div>

<p class=MsoNormal>Bill<o:p></o:p></p>

</div>

</div>

</div>

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</div>

</div>

<p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p>

</div>

</blockquote>

</div>

</div>

</body>

</html>