<div>Hi Carlos,<br></div><div><br></div><div>I'm not sure that an Intersessional would  be cheaper, but I don't believe a day zero meeting ahead of an ICANN meeting would be all that expensive. <br></div><div><br></div><div>I have been trying to guestimate how much it would cost, and I'm figuring $25,000 - $30,000 is probably a reasonable guess. Here's my assumptions:<br></div><ul><li>35 hotel nights x $250 (EPDP team + staff) = $8,750<br></li><li>30 per diem x $60 (based on ICANN 55 per diem) = $1,800<br></li><li>catering = $3,000<br></li><li>transcript = $1,000<br></li><li>conference space = $10,000 <br></li><li>tech support = $3,000<br></li></ul><div>I think some of these estimates are pretty generous. The conference space might be pre-booked already, and tech support might already be in place, as rooms tend to be set up a few days in advance. And the hotel nights might be paid for already as part of ICANN's room block. But even if not, I don't think an extra day is going to cost $350,000.<br></div><div><br></div><div>Best wishes,<br></div><div><br></div><div class="protonmail_signature_block"><div class="protonmail_signature_block-user"><div>Ayden Férdeline <br></div></div><div class="protonmail_signature_block-proton protonmail_signature_block-empty"><br></div></div><div><br></div><div>‐‐‐‐‐‐‐ Original Message ‐‐‐‐‐‐‐<br></div><div> On Wednesday, March 27, 2019 1:58 PM, Carlos Raul Gutierrez <carlosraul@gutierrez.se> wrote:<br></div><div> <br></div><blockquote class="protonmail_quote" type="cite"><div dir="auto"><div>Ayden<br></div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto"><div>Is an intersessional any cheaper? We night end up doing all, volunteer based policy work between meetings....<br></div><div><br></div><div dir="auto" data-smartmail="gmail_signature">Thanks! Carlos Raúl Gutiérrez<br></div></div></div><div class="gmail_extra"><div><br></div><div class="gmail_quote"><div>El 27 mar. 2019 4:40, Ayden Férdeline <icann@ferdeline.com> escribió:<br></div><blockquote style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div>That may be the overall cost of adding an additional day to the ICANN meeting for all facilities and required staff support, which would also used by others, not just the EPDP team -- how much is the real cost that Finance would ultimately allocate to the EPDP? I struggle to believe it is really more than all three of the EPDP team's face-to-face meetings to date. Ultimately, policy development is a core activity, and so this is just the cost of doing business for ICANN. We should not be counting pennies here, in my view.<br></div><div><br></div><div><div><div>Ayden <br></div></div><div><br></div></div><div><br></div><div>‐‐‐‐‐‐‐ Original Message ‐‐‐‐‐‐‐<br></div><div>On Wednesday, March 27, 2019 11:35 AM, Michele Neylon - Blacknight <michele@blacknight.com> wrote:<br></div><div><br></div><blockquote><div><p>All<br></p><p> <br></p><p>On further discussion about this topic with others it transpires that adding a day to the ICANN meeting could easily cost $350k!<br></p><p> <br></p><p>This number was shared with various SO/AC people during the Marrakesh planning session in Kobe.<br></p><p></p><div><br></div><div>So the obvious question is why can’t the EPDP use more of the scheduled meeting for its face to face?<br></div><p></p><p> <br></p><p>Why are there currently 7 (no, that’s not a typo) so called “High Interest” topics taking up so much time on the current schedule for Marrakesh?<br></p><p> <br></p><p>That’s 7 blocks of 90 minutes, which is 10.5 hours. In other words more than a full day.<br></p><p> <br></p><p>The meeting is meant to be about POLICY and if the EPDP isn’t important enough to get time on the schedule then frankly I don’t want does.<br></p><p> <br></p><p>Regards<br></p><p> <br></p><p>Michele<br></p><p> <br></p><p> <br></p><p> <br></p><div><p><span style="color:black">--</span><br></p><p><span style="color:black">Mr Michele Neylon</span><br></p><p><span style="color:black">Blacknight Solutions</span><br></p><p><span style="color:black">Hosting, Colocation & Domains</span><br></p><p><span style="color:black">https://www.blacknight.com/</span><br></p><p><span style="color:black">https://blacknight.blog/</span><br></p><p><span style="color:black">Intl. +353 (0) 59  9183072</span><br></p><p><span style="color:black">Direct Dial: +353 (0)59 9183090</span><br></p><p><span style="color:black">Personal blog: https://michele.blog/</span><br></p><p><span style="color:black">Some thoughts: https://ceo.hosting/</span><br></p><p><span style="color:black">-------------------------------</span><br></p><p><span style="color:black">Blacknight Internet Solutions Ltd, Unit 12A,Barrowside Business Park,Sleaty</span><br></p></div><p><span style="color:black">Road,Graiguecullen,Carlow,R93 X265,Ireland  Company No.: 370845</span><br></p><p> <br></p><div style="border:none;border-top:solid #b5c4df 1pt;padding:3pt 0cm 0cm 0cm"><p><b><span style="color:black"><span style="font-size:12pt">From: </span></span></b><span style="color:black"><span style="font-size:12pt">council <council-bounces@gnso.icann.org> on behalf of Michele Neylon <michele@blacknight.com><br> <b>Date: </b>Tuesday 26 March 2019 at 09:02<br> <b>To: </b>Rafik Dammak <rafik.dammak@gmail.com>, Keith Drazek <kdrazek@verisign.com><br> <b>Cc: </b>Council GNSO <council@gnso.icann.org><br> <b>Subject: </b>Re: [council] EPDP Team resources request</span></span></p></div><div><p> <br></p></div><p>Rafik<br></p><p> <br></p><p>Thanks for sharing this request.<br></p><p> <br></p><p>Personally I think most of it is very reasonable and I particularly like the pragmatic approach to things like the transcripts.<br></p><p> <br></p><p>Could you perhaps clarify what you’re thinking about in relation to ICANN 65. You mentioned a full day meeting on day 0, but it’s not clear how many other meetings etc., the team would be expected
 to have during ICANN 65. I ask this as you’re, quite reasonably, requesting travel support for some of the group, so a better understanding of what that travel support would actually be covering would be helpful.<br></p><p> <br></p><p>Regards<br></p><p> <br></p><p>Michele<br></p><p> <br></p><p> <br></p><p> <br></p><div><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard"">--</span></span><br></p><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard"">Mr Michele Neylon</span></span><br></p><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard"">Blacknight Solutions</span></span><br></p><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard"">Hosting, Colocation & Domains</span></span><br></p><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard""><a href="https://www.blacknight.com/">https://www.blacknight.com/</a></span></span><br></p><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard""><a href="http://blacknight.blog/">http://blacknight.blog/</a></span></span><br></p><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard"">Intl. +353 (0) 59  9183072</span></span><br></p><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard"">Direct Dial: +353 (0)59 9183090</span></span><br></p><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard"">Personal blog: <a href="https://michele.blog/">https://michele.blog/</a></span></span><br></p><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard"">Some thoughts: <a href="https://ceo.hosting/">https://ceo.hosting/</a></span></span><br></p><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard"">-------------------------------</span></span><br></p><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard"">Blacknight Internet Solutions Ltd, Unit 12A,Barrowside Business Park,Sleaty</span></span><br></p><p><span style="color:black"><span style="font-family:"-webkit-standard"">Road,Graiguecullen,Carlow,R93 X265,Ireland  Company No.: 370845</span></span><br></p></div><p> <br></p><p> <br></p><div style="border:none;border-top:solid #b5c4df 1pt;padding:3pt 0cm 0cm 0cm"><p><b><span style="color:black"><span style="font-size:12pt">From: </span></span></b><span style="color:black"><span style="font-size:12pt">council <council-bounces@gnso.icann.org> on behalf of Rafik Dammak <rafik.dammak@gmail.com><br> <b>Date: </b>Tuesday 26 March 2019 at 04:13<br> <b>To: </b>Keith Drazek <kdrazek@verisign.com><br> <b>Cc: </b>Council GNSO <council@gnso.icann.org><br> <b>Subject: </b>[council] EPDP Team resources request</span></span></p></div><div><p> <br></p></div><div><p><span style="font-size:12pt">Dear Keith,</span><br></p><p><span style="font-size:12pt"> </span><br></p><p><span style="font-size:12pt">As directed by the GNSO Council, the EPDP Team has commenced its work on phase 2 by focusing on the development of a work plan and timeline for the phase 2 deliberations.</span><br></p><p><span style="font-size:12pt"> </span><br></p><p><span style="font-size:12pt">As part of these discussions, the EPDP Team is also expected to identify whether any additional resources are needed, beyond the traditional support that is provided to GNSO policy development activities,
 to meet the milestones and timeline proposed. The EPDP Team would like to recognize the critical importance of the additional resources provided for phase 1 in facilitating the deliberations and allowing the EPDP Team to deliver a Final Report within the timeframe
 provided.</span><br></p><p><span style="font-size:12pt"> </span><br></p><p><span style="font-size:12pt">The EPDP Team wants to ensure that any specific resource requests are fiscally responsible by demonstrating clear alignment with the work plan and timeline, as such, some additional time will be needed to
 formulate any such requests. Nevertheless, there are some immediate resources that the EPDP Team considers crucial in supporting the initial stages of phase 2 and as such we would like to request that the GNSO Council petition the ICANN Board to provide immediate
 support for the following resources:</span><br></p><p><span style="font-size:12pt"> </span><br></p><p style="margin-right:0cm;margin-bottom:0cm;margin-left:36pt;margin-bottom:0.0001pt"><span style="font-family:"symbol""><span style="font-size:12pt">·</span></span><span style="font-family:"times new roman", serif"><span style="font-size:7pt">      </span></span><span style="font-size:12pt">Continued availability of legal counsel, following the same process and approach in phase 1 (any questions are vetted through the legal committee);</span><br></p><p style="margin-right:0cm;margin-bottom:0cm;margin-left:36pt;margin-bottom:0.0001pt"><span style="font-family:"symbol""><span style="font-size:12pt">·</span></span><span style="font-family:"times new roman", serif"><span style="font-size:7pt">      </span></span><span style="font-size:12pt">Continued support for telecom services and transcriptions, but to reduce costs, transcriptions would have a 72 hour turnaround time (instead of 24 hour);</span><br></p><p style="margin-right:0cm;margin-bottom:0cm;margin-left:36pt;margin-bottom:0.0001pt"><span style="font-family:"symbol""><span style="font-size:12pt">·</span></span><span style="font-family:"times new roman", serif"><span style="font-size:7pt">      </span></span><span style="font-size:12pt">Mediation support for the EPDP Team meetings at ICANN65 in Marrakesh.</span><br></p><p><span style="font-size:12pt"> </span><br></p><p><span style="font-size:12pt">Some have also requested that travel support is to be made available for ICANN65 for EPDP Team members who would otherwise not be able to attend and where no alternate is able to step in. We leave it up to
 the Council’s discretion to determine whether this is a reasonable request to include with the above.</span><br></p><p><span style="font-size:12pt"> </span><br></p><p><span style="font-size:12pt">In order to take full advantage of the face-to-face opportunity that Marrakesh offers and minimize conflict with other meetings, we would also like to request support for organizing a one day face-to-face
 meeting on day zero of ICANN65. A request for such a meeting would need to be made by 26 March at the latest and is subject to approval by ICANN Org as well as availability of facilities. If such a request is granted, this would also require funded travelers
 to arrive a day earlier than normally foreseen, including an additional hotel night.</span><br></p><p><span style="font-size:12pt"> </span><br></p><p><span style="font-size:12pt">We look forward to receiving your feedback. If you have any questions or would like to discuss this request further, please let me know.</span><br></p><p><span style="font-size:12pt"> </span><br></p><p><span style="font-size:12pt">Best Regards,</span><br></p><p><span style="font-size:12pt"> </span><br></p><p><span style="font-size:12pt">Rafik Dammak</span><br></p><p><span style="font-size:12pt">Interim Chair and GNSO Council liaison to the EPDP Team</span><br></p><p><span style="font-size:12pt"> </span><br></p></div></div></blockquote><div><br></div></blockquote></div></div></blockquote><div><br></div>