<div class="__aliyun_email_body_block"><div  style="clear:both;"><span  style="font-family:Tahoma,Arial,STHeiti,SimSun;font-size:14.0px;color:#000000;">Dear Caitlin,</span></div><div  style="clear:both;"><span  style="font-family:Tahoma,Arial,STHeiti,SimSun;font-size:14.0px;color:#000000;"><br ></span></div><div  style="clear:both;"><span  style="font-family:Tahoma,Arial,STHeiti,SimSun;font-size:14.0px;color:#000000;">I am happy to volunteer for this effort.</span></div><div  style="clear:both;"><span  style="font-family:Tahoma,Arial,STHeiti,SimSun;font-size:14.0px;color:#000000;"><br ></span></div><div  style="clear:both;">Kind regards,</div><div  style="clear:both;"><br ></div><div  style="clear:both;">Pam</div><blockquote  style="margin-right:0;margin-top:0;margin-bottom:0;"><div  style="clear:both;"><span  style="font-family:Tahoma,Arial,STHeiti,SimSun;font-size:14.0px;color:#000000;">------------------------------------------------------------------</span></div><div  style="clear:both;"><span  style="font-family:Tahoma,Arial,STHeiti,SimSun;font-size:14.0px;color:#000000;">Sender:Caitlin Tubergen <caitlin.tubergen@icann.org></span></div><div  style="clear:both;"><span  style="font-family:Tahoma,Arial,STHeiti,SimSun;font-size:14.0px;color:#000000;">Sent At:2021 Jan. 5 (Tue.) 03:27</span></div><div  style="clear:both;"><span  style="font-family:Tahoma,Arial,STHeiti,SimSun;font-size:14.0px;color:#000000;">Recipient:council@gnso.icann.org <council@gnso.icann.org></span></div><div  style="clear:both;"><span  style="font-family:Tahoma,Arial,STHeiti,SimSun;font-size:14.0px;color:#000000;">Subject:[council] Call for Volunteers: Council EPDP Rec. 12 Board Response</span></div><div  style="clear:both;"><span  style="font-family:Tahoma,Arial,STHeiti,SimSun;font-size:14.0px;color:#000000;"><br ></span></div><style >!--  @font-face{font-family:Cambria Math;panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4;}{font-family:Calibri;panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal{margin:.0in;margin-bottom:.0pt;font-size:12.0pt;font-family:Calibri,sans-serif;}a:link, span.MsoHyperlink{mso-style-priority:99;color:#0563c1;text-decoration:underline;}span.EmailStyle17{mso-style-type:personal-compose;font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext;}.MsoChpDefault{mso-style-type:export-only;font-family:Calibri,sans-serif;}@page WordSection1{size:8.5in 11.0in;margin:1.0in 1.0in 1.0in 1.0in;}div.WordSection1{page:WordSection1;}--></style><div  class="WordSection1"><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">SENT ON BEHALF OF COUNCIL LEADERSHIP</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Dear Councilors:</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Happy 2021 to all!</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">As the Council did not have time to cover this item during its December meeting, we are writing to seek volunteers to assist in drafting a response to the
</span><a  href="https://www.icann.org/en/system/files/correspondence/botterman-to-fouquart-11dec20-en.pdf" target="_blank"><span  style="font-size:15.0px;"><span  class="spellcheck_typo">Board’s</span> recent letter regarding EPDP Phase 1, Recommendation 12</span></a><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">. Note:
 as the clarification is related to the data retention practices of Contracted Parties, we are specifically looking for
<b ><u >CPH volunteers</u></b>; however, all are welcome to assist.</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><b ><u ><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Background</span></u></b></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">On 19 December 2019, the GNSO Council
</span><a  href="https://gnso.icann.org/en/council/resolutions#201912" target="_blank"><span  style="font-size:15.0px;">adopted of a Supplemental Recommendation</span></a><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">, which amended the text of EPDP Phase 1, Recommendation 12 to
 state that "prior to eliminating Organization Contact fields, all Registrars MUST ensure that each registration contains Registered Name Holder contact information." The GNSO Chair
<a  href="https://www.icann.org/en/system/files/correspondence/drazek-to-botterman-23dec19-en.pdf" target="_blank">
notified</a> the ICANN Board of the supplemental recommendation on 23 December 2019, and the ICANN Board
<a  href="https://www.icann.org/en/system/files/correspondence/botterman-to-drazek-03feb20-en.pdf" target="_blank">
acknowledged receipt of the supplemental recommendation</a> on 3 February 2020.</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Following review of the supplemental recommendation, the Board identified some questions for the GNSO Council. During the GNSO <span  class="spellcheck_typo">Council’s</span> meeting with the Board at ICANN69, the Board referenced
 a concern with deleted information, observing, for example, “a situation where for some reason, the registrant is listed as domain administrator and the organization is listed as ICANN, but you can't confirm the organization. So that field drops away and the
 registrar has the ability to actually delete that information entirely.” The GNSO Council, after having received this question, requested the Board to provide the example in writing so that the Council could properly address the concern.</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Within its follow-up letter, the Board additionally noted the below example, where deletion of the organization field data would result in the loss of such identifying information:</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><i ><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Domain name: <span  class="spellcheck_typo">icann</span>.<span  class="spellcheck_typo">org</span></span></i></p><p  class="MsoNormal"><i ><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Registrant: Domain Administrator</span></i></p><p  class="MsoNormal"><i ><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Organization: ICANN</span></i></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Noting this, the Board posed the question: “Even if you can contact the domain administrator, how do you avoid a situation where essentially the registration has been transferred or on paper it
 looks like it's been transferred from ICANN, the organization, to an individual?”</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">The Supplemental Recommendation provides that a registrar must first “ensure that each registration contains Registered Name Holder contact information” before “eliminating the Organization contact
 fields.” Given the <span  class="spellcheck_typo">Board’s</span> understanding that the data need not be published in this instance, the concern is that the data be retained in some manner rather than deleted. That is, a registrar may delete data in organization fields from its registration data
 records (WHOIS records), but must retain it elsewhere, e.g., in a separate customer database. The <span  class="spellcheck_typo">Board’s</span> concern is not that the data be retained as part of the <span  class="spellcheck_typo">registrar’s</span> registration data records, but that it is being retained someplace, as a safeguard
 in the event of disputes or other issues, rather than deleted. The Board is seeking clarification on whether this understanding is consistent with the Supplemental Recommendation.</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><b ><u ><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Call for Volunteers</span></u></b></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">In line with above, Council Leadership has requested Support Staff to send out a call for volunteers for those interested in drafting a response to the Board. Support Staff will set up a Google
 doc for the volunteers to work offline and will be available to assist in coordinating a meeting if the volunteers would prefer to discuss over Zoom. 
</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">If you are interested in participating, please respond to this message by <b >Thursday, 7 January</b>.</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Thank you.</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Best regards,</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="color:black;"> </span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Caitlin Tubergen</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">Policy Director</span></p><p  class="MsoNormal"><span  class=" __aliyun_node_has_color" style="font-size:15.0px;color:black;">ICANN<b > </b> </span></p><p  class="MsoNormal"> </p><p  class="MsoNormal"><span  style="font-size:15.0px;"> </span></p></div></blockquote><div ><br ></div></div>