
<html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8"></head><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; line-break: after-white-space;" class="">Hi Caitlin: <div class=""><br class=""></div><div class="">I will volunteer for this. I am sorry this is tardy - I sent my acceptance earlier but it must have gone to the wrong distribution. </div><div class=""><br class=""></div><div class="">So if I can still be accommodated, I would like to join. </div><div class=""><br class=""></div><div class="">Kurt</div><div class=""><br class=""></div><div class=""><br class=""></div><div class=""><div><br class=""><blockquote type="cite" class=""><div class="">On Jan 4, 2021, at 8:27 AM, Caitlin Tubergen <<a href="mailto:caitlin.tubergen@icann.org" class="">caitlin.tubergen@icann.org</a>> wrote:</div><br class="Apple-interchange-newline"><div class=""><meta charset="UTF-8" class=""><div class="WordSection1" style="page: WordSection1; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration: none;"><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">SENT ON BEHALF OF COUNCIL LEADERSHIP</span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""> </span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Dear Councilors:</span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""> </span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Happy 2021 to all!<o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""><o:p class=""> </o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">As the Council did not have time to cover this item during its December meeting, we are writing to seek volunteers to assist in drafting a response to the<span class="Apple-converted-space"> </span></span><a href="https://www.icann.org/en/system/files/correspondence/botterman-to-fouquart-11dec20-en.pdf" style="color: rgb(5, 99, 193); text-decoration: underline;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Board’s recent letter regarding EPDP Phase 1, Recommendation 12</span></a><span style="font-size: 11pt;" class="">. Note: as the clarification is related to the data retention practices of Contracted Parties, we are specifically looking for<span class="Apple-converted-space"> </span><b class=""><u class="">CPH volunteers</u></b>; however, all are welcome to assist.</span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""> </span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><b class=""><u class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Background<o:p class=""></o:p></span></u></b></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""><o:p class=""> </o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">On 19 December 2019, the GNSO Council<span class="Apple-converted-space"> </span></span><a href="https://gnso.icann.org/en/council/resolutions#201912" style="color: rgb(5, 99, 193); text-decoration: underline;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">adopted of a Supplemental Recommendation</span></a><span style="font-size: 11pt;" class="">, which amended the text of EPDP Phase 1, Recommendation 12 to state that "prior to eliminating Organization Contact fields, all Registrars MUST ensure that each registration contains Registered Name Holder contact information." The GNSO Chair<span class="Apple-converted-space"> </span><a href="https://www.icann.org/en/system/files/correspondence/drazek-to-botterman-23dec19-en.pdf" style="color: rgb(5, 99, 193); text-decoration: underline;" class="">notified</a><span class="Apple-converted-space"> </span>the ICANN Board of the supplemental recommendation on 23 December 2019, and the ICANN Board<span class="Apple-converted-space"> </span><a href="https://www.icann.org/en/system/files/correspondence/botterman-to-drazek-03feb20-en.pdf" style="color: rgb(5, 99, 193); text-decoration: underline;" class="">acknowledged receipt of the supplemental recommendation</a><span class="Apple-converted-space"> </span>on 3 February 2020.<o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""><o:p class=""> </o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Following review of the supplemental recommendation, the Board identified some questions for the GNSO Council. During the GNSO Council’s meeting with the Board at ICANN69, the Board referenced a concern with deleted information, observing, for example, “a situation where for some reason, the registrant is listed as domain administrator and the organization is listed as ICANN, but you can't confirm the organization. So that field drops away and the registrar has the ability to actually delete that information entirely.” The GNSO Council, after having received this question, requested the Board to provide the example in writing so that the Council could properly address the concern.<o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""><o:p class=""> </o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Within its follow-up letter, the Board additionally noted the below example, where deletion of the organization field data would result in the loss of such identifying information:<o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""><o:p class=""> </o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><i class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Domain name:<span class="Apple-converted-space"> </span><a href="http://icann.org/" style="color: rgb(5, 99, 193); text-decoration: underline;" class="">icann.org</a><o:p class=""></o:p></span></i></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><i class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Registrant: Domain Administrator<o:p class=""></o:p></span></i></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><i class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Organization: ICANN<o:p class=""></o:p></span></i></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""><o:p class=""> </o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Noting this, the Board posed the question: “Even if you can contact the domain administrator, how do you avoid a situation where essentially the registration has been transferred or on paper it looks like it's been transferred from ICANN, the organization, to an individual?”<o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="" class=""><o:p class=""> </o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">The Supplemental Recommendation provides that a registrar must first “ensure that each registration contains Registered Name Holder contact information” before “eliminating the Organization contact fields.” Given the Board’s understanding that the data need not be published in this instance, the concern is that the data be retained in some manner rather than deleted. That is, a registrar may delete data in organization fields from its registration data records (WHOIS records), but must retain it elsewhere, e.g., in a separate customer database. The Board’s concern is not that the data be retained as part of the registrar’s registration data records, but that it is being retained someplace, as a safeguard in the event of disputes or other issues, rather than deleted. The Board is seeking clarification on whether this understanding is consistent with the Supplemental Recommendation.<o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""> </span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><b class=""><u class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Call for Volunteers<o:p class=""></o:p></span></u></b></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""><o:p class=""> </o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">In line with above, Council Leadership has requested Support Staff to send out a call for volunteers for those interested in drafting a response to the Board. Support Staff will set up a Google doc for the volunteers to work offline and will be available to assist in coordinating a meeting if the volunteers would prefer to discuss over Zoom. </span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""> </span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">If you are interested in participating, please respond to this message by <b class="">Thursday, 7 January</b>.</span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""> </span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Thank you.</span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""> </span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Best regards,</span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="" class=""> <o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Caitlin Tubergen</span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">Policy Director</span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class="">ICANN<b class=""> </b> </span><span style="" class=""><o:p class=""></o:p></span></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><o:p class=""> </o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="font-size: 11pt;" class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><span style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration: none; float: none; display: inline !important;" class="">_______________________________________________</span><br style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration: none;" class=""><span style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration: none; float: none; display: inline !important;" class="">council mailing list</span><br style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration: none;" class=""><a href="mailto:council@gnso.icann.org" style="color: rgb(5, 99, 193); text-decoration: underline; font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; orphans: auto; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: auto; word-spacing: 0px; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px;" class="">council@gnso.icann.org</a><br style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration: none;" class=""><a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/council" style="color: rgb(5, 99, 193); text-decoration: underline; font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; orphans: auto; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: auto; word-spacing: 0px; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px;" class="">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/council</a><br style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration: none;" class=""><br style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration: none;" class=""><span style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration: none; float: none; display: inline !important;" class="">_______________________________________________</span><br style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration: none;" class=""><span style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration: none; float: none; display: inline !important;" class="">By submitting your personal data, you consent to the processing of your personal data for purposes of subscribing to this mailing list accordance with the ICANN Privacy Policy (</span><a href="https://www.icann.org/privacy/policy" style="color: rgb(5, 99, 193); text-decoration: underline; font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; orphans: auto; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: auto; word-spacing: 0px; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px;" class="">https://www.icann.org/privacy/policy</a><span style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration: none; float: none; display: inline !important;" class="">) and the website Terms of Service (</span><a href="https://www.icann.org/privacy/tos" style="color: rgb(5, 99, 193); text-decoration: underline; font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; orphans: auto; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: auto; word-spacing: 0px; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px;" class="">https://www.icann.org/privacy/tos</a><span style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-str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