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<div class="WordSection1">
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">Ashley<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">I don’t think we need to make a big deal of this. I am fine with letting alternates come, but please let’s stick to the rules in the charter about each unit’s
 representation. That’s what my colleagues seem to be concerned about, and with good cause. So, e.g., if GAC has 3 or 4 people come, _<i>only</i>_ two of them can participate at a time, and that includes those on the telephone participating remotely. Same deal
 on our side. Confer all you like in the hallways, chat apps, coffee breaks and Facetime but don’t try to expand the number of full participants assigned to your AC/SG. That’s a basic matter of fairness and of adherence to the group’s charter.
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">I really don’t want to have to monitor that during the meeting, but I am telling everyone now I will be watching that like a hawk, and I expect the ePDP chair
 and ICANN staff to be doing so, also. <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">Dr. Milton L Mueller<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">Professor,
<a href="http://spp.gatech.edu/"><span style="color:#0563C1">School of Public Policy</span></a><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">Georgia Institute of Technology<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">Internet Governance Project
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D"><a href="http://internetgovernance.org/"><span style="color:#0563C1">http://internetgovernance.org/</span></a>
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<div style="border:none;border-left:solid blue 1.5pt;padding:0in 0in 0in 4.0pt">
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">From:</span></b><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> Gnso-epdp-team [mailto:gnso-epdp-team-bounces@icann.org]
<b>On Behalf Of </b>Heineman, Ashley<br>
<b>Sent:</b> Friday, August 24, 2018 10:32 AM<br>
<b>To:</b> Farzaneh Badiei <farzaneh.badii@gmail.com>; Ayden Férdeline <icann@ferdeline.com><br>
<b>Cc:</b> Mark Svancarek \ via Gnso-epdp-team <gnso-epdp-team@icann.org><br>
<b>Subject:</b> Re: [Gnso-epdp-team] Travel Planning to Los Angeles<o:p></o:p></span></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div id="divtagdefaultwrapper">
<p class="xmsonormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Constantia",serif;color:black">Dear EPDP colleagues,</span><span style="color:#212121"><o:p></o:p></span></p>
<p class="xmsonormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Constantia",serif;color:black"> </span><span style="color:#212121"><o:p></o:p></span></p>
<p class="xmsonormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Constantia",serif;color:black">The United States is concerned that there appears to be a concerted attempt to block the ability of EPDP members and alternates to communicate and confer with each
 other in real time whether during the regular teleconferences or face to face meetings.  To be clear, no one has requested an expansion of the alternates’ role or that alternates speak in addition to members during formal EPDP meetings.  No one has requested
 additional travel support for alternates. Rather, we request that the procedures and protocols for teleconferences and face to face meetings support the ability of members and alternates to confer in real time as they carry out the important and time-sensitive
 work of the EPDP. </span><span style="color:#212121"><o:p></o:p></span></p>
<p class="xmsonormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Constantia",serif;color:black"> </span><span style="color:#212121"><o:p></o:p></span></p>
<p class="xmsonormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Constantia",serif;color:black">The EPDP Charter clearly articulates that the members are not to represent individual views or positions and thus requires the ability to confer.  Nothing in the
 Charter bars alternates from real time access to meetings or communicating with their primary member colleagues so long as they do not seek to step into to the primary member’s role by addressing remarks to the entire group. </span><span style="color:#212121"><o:p></o:p></span></p>
<p class="xmsonormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Constantia",serif;color:black"> </span><span style="color:#212121"><o:p></o:p></span></p>
<p class="xmsonormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Constantia",serif;color:black">While we fully appreciate and are happy to comply with the EPDP Charter that has limited participation to prescribed numbers, we cannot support overt attempts to
 stymie openness and transparency as well as the ability of members to confer with colleagues to ensure we are representing the views/formal positions of our SG/C or SO/AC.  In the interest of transparency and to promote the efficient work of the EPDP, we urge
 the EPDP leadership to take steps to ensure that alternates and members are able to attend face to face meetings and teleconferences.   </span><span style="color:#212121"><o:p></o:p></span></p>
<p class="xmsonormal"><span style="color:#212121"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="xmsonormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Constantia",serif;color:black">Thanks and I hope we can reach agreement to ensure the successful engagement and ultimate conclusion of the EPDP.</span><span style="color:#212121"><o:p></o:p></span></p>
<p class="xmsonormal"><span style="color:#212121"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="xmsonormal"><span style="color:#212121"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<div class="MsoNormal" align="center" style="text-align:center"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black">
<hr size="2" width="98%" align="center">
</span></div>
<div id="divRplyFwdMsg">
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:black">From:</span></b><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:black"> Gnso-epdp-team <<a href="mailto:gnso-epdp-team-bounces@icann.org">gnso-epdp-team-bounces@icann.org</a>>
 on behalf of Ayden Férdeline <<a href="mailto:icann@ferdeline.com">icann@ferdeline.com</a>><br>
<b>Sent:</b> Friday, August 24, 2018 4:59 AM<br>
<b>To:</b> farzaneh badii<br>
<b>Cc:</b> Mark Svancarek \ via Gnso-epdp-team<br>
<b>Subject:</b> Re: [Gnso-epdp-team] Travel Planning to Los Angeles</span><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black">
<o:p></o:p></span></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black"> <o:p></o:p></span></p>
</div>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black">+1 Farzaneh.
<o:p></o:p></span></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black">This is not the time to re-write the rules and re-define what is the role of the alternate. The distinction between a member and an alternate is important.
<o:p></o:p></span></p>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black">—Ayden<o:p></o:p></span></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black"><br>
<br>
<o:p></o:p></span></p>
<blockquote style="margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt">
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black">On 23 Aug 2018, at 19:05, farzaneh badii <<a href="mailto:farzaneh.badii@gmail.com" id="LPlnk9541">farzaneh.badii@gmail.com</a>> wrote:<o:p></o:p></span></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">Dear Kurt<o:p></o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">We have been raising objections about alternates being able to be present at the meeting when they do not replace a member. <o:p></o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">We have provided reasons which I reiterate here:<o:p></o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">1. Principle: the EPDP membership structure was designed carefully to reach the right balance and representation. Presence of alternates even if they do not speak during the meeting
 meddles with the balance. Here are my reasons: Alternates can discuss face to face outside of the meeting about the issues, discuss with their counterparts and relay their views much easier so that they can be channeled through the meeting. Nothing inherently
 wrong with that, but it should not be facilitated either. They can do it on chat, but face to face is more effective. <o:p></o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">2. Setting precedent: we agreed on the balance of representation and the role of members and alternates at GNSO. We are opening the door to meddling in this role. <o:p></o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">3. Unclear intention: What is the intention here exactly? Why are we accommodating this request? I would like to hear why this request was made initially. If the presence of alternates
 in the room makes no difference, then they can just sit behind their computer and discuss with their colleagues through other means. I am not implying at all that there is a bad intention. But the intention is not clear. Is it to easily replace a member if
 they are tired in the middle of the meeting? I don't think this is a football match. <o:p></o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">4. Imbalance of power: Bringing the alternates, in my opinion, adds to the strength of a group and makes it easier for them to deliberate spontaneously. Some groups have the funds
 to bring in their alternates, some don't. So there will be power imbalance. You could argue that I can just bring in NCSG alternates too. That is not possible. Because they live around the world and we don't have funding to bring them. Also it's against the
 principle I mentioned above. <o:p></o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">As a group that has had to fight for being given equal representation in this EPDP, I find it puzzling that accommodating such requests that can bring imbalance of representation
 is being done so easily.<o:p></o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">Best <o:p></o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">Farzaneh
</span><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black"><o:p></o:p></span></p>
</div>
</div>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black">On Thu, Aug 23, 2018 at 12:36 PM Kurt Pritz <<a href="mailto:kurt@kjpritz.com" id="LPlnk701617">kurt@kjpritz.com</a>> wrote:<o:p></o:p></span></p>
</div>
<blockquote style="border:none;border-left:solid #CCCCCC 1.0pt;padding:0in 0in 0in 6.0pt;margin-left:4.8pt;margin-right:0in">
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black">Hello Everyone:
<br>
<br>
After reviewing the chat and content of our call Tuesday, 21 August, it has been decided to proceed with the meeting in Los Angeles as proposed. (See bullet three, below.)<br>
<br>
1. Members who are attending in person already should have travel arrangements in process.
<br>
<br>
2. Members unable to attend should have designated their alternates for attendance, who should be in contact with ICANN regarding travel arrangements. (See Alternate Assignment form,
<a href="https://na01.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fdocs.google.com%2Fforms%2Fd%2Fe%2F1FAIpQLScuCvS7vKS4MuaXwJmDcUHtOTskg6t5qrSETKlCKgokRK17gA%2Fviewform&data=02%7C01%7CAHeineman%40ntia.doc.gov%7C237bd82fdbc5484ccfc508d609a035e1%7Cd6cff1bd67dd4ce8945dd07dc775672f%7C0%7C0%7C636706981036977400&sdata=6kXW%2FRv1tFOwuvdOkMYcfVkm3NXgje5p19LfVMJECws%3D&reserved=0" id="LPlnk186410">
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScuCvS7vKS4MuaXwJmDcUHtOTskg6t5qrSETKlCKgokRK17gA/viewform</a>) Remote participation is available for members that prefer to participate remotely instead of designating an alternate.<br>
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3. Members who are attending but will miss a portion of the meeting should designate an alternate who will replace that member when they are gone from the meeting for a significant period. That alternate will be permitted to sit in on the entire three-day meeting
 but participate only when the member is absent from the meeting. In these cases, alternates will not be provided travel funding. Travel funding is allocated based on the number of members in each group.<br>
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Remote participation will also be available for those members that prefer to participate remotely instead of designating an alternate.<br>
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If any of the above is not clear or if you have questions, you can contact me, Rafik or the ICANN Support Team.
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Through this email, I am asking Terri Agnew to follow up with you to ensure all necessary travel is planned and funded.
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I am looking forward to the meeting and commit to work with the support staff to make the effort on your part worth your while.<br>
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Best regards,<br>
<br>
Kurt<br>
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_______________________________________________<br>
Gnso-epdp-team mailing list<br>
<a href="mailto:Gnso-epdp-team@icann.org" target="_blank" id="LPlnk374486">Gnso-epdp-team@icann.org</a><br>
<a href="https://na01.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fmm.icann.org%2Fmailman%2Flistinfo%2Fgnso-epdp-team&data=02%7C01%7CAHeineman%40ntia.doc.gov%7C237bd82fdbc5484ccfc508d609a035e1%7Cd6cff1bd67dd4ce8945dd07dc775672f%7C0%7C0%7C636706981036987404&sdata=ZJ0J%2BktygUQOwp0uPh3dQlT7m0mSwjIwrKHrf7xRO4M%3D&reserved=0" id="LPlnk268006">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-epdp-team</a><o:p></o:p></span></p>
</blockquote>
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<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
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