
<html><head></head><body>Hi Dan and Trang,<div class=""><br class=""/></div><div class="">I was hesitant to respond to your email, as I don’t see any constructive outcome in continuing a debate on this issue. It is what it is, and we now know that ICANN has concerns with some of the few conclusions reached by the EPDP Team, on which we actually have broad consensus. However, I believe it is important to give a different perspective on when and how ICANN org could have raised its concerns. I certainly don’t believe that the roles and responsibilities document circulated recently presented the first opportunity for ICANN org to provide the kind of input we’re expecting to get from the 10-page memo mentioned by John Jeffrey, although you make this seem to be the case.</div><div class=""><br class=""/></div><div class="">As you must know, the EPDP Team began working on specific <a href="https://community.icann.org/display/EOTSFGRD/e.+Data+Elements+Workbooks" class="">purposes</a> for processing gTLD Registration Data in mid September, and made significant progress on this work at the F2F meeting in LA. In the course of this work, detailed processing activities associated with each purpose were identified. Furthermore, for each processing activity, responsible parties were also identified as well as what their respective roles for each processing activity within each purpose may be (whether the party identified is a controller/joint controller or processor). ICANN org was identified as a joint controller along with Contracted Parties for a number of processing activities within all the purposes identified by the EPDP Team during this exercise. Suggesting that the first opportunity to weigh in was just this past week is something I do find to be surprising (so adding myself to the list of EPDP Team members who have been expressing surprise).</div><div class=""><br class=""/></div><div class="">Why ICANN org did not raise its concerns while all this was taking place, despite explicit requests to do so as far back as the F2F in LA, is a question I do not have an answer to. But like I said, it makes little practical difference now why this happened, although it would still be nice to know.</div><div class=""><br class=""/></div><div class="">Regarding the 4 October <a href="https://mm.icann.org/pipermail/gnso-epdp-team/2018-October/000502.html" class="">email</a> you mentioned below, yes…, you did indeed flag that there were considerable changes made in terms of redefining and assigning owners to the purposes, as well as who the responsible parties were and what their roles involved. But this was hardly anything the EPDP Team did not already know. It was the EPDP Team, after all, that was making those changes you mentioned. In that email, you stated that:</div><div class=""><br class=""/></div><div class=""><blockquote type="cite" class=""><i class="">“…, </i><span style="background-color: rgb(255, 255, 255);" class=""><span style="white-space: pre-wrap;" class=""><i class="">as liaisons from ICANN Org we are unable to convey an official ICANN position that differs from the Temporary Specification at this time. We will however continue to follow the EPDP Team's discussions carefully and supply whatever information we can to help advance the Team's discussions.”</i></span> </span></blockquote></div><div class=""><br class=""/></div><div class="">I don’t know if circumstances have changed now, and why that may be, but it appears that an official ICANN position, which you were unable to give then, is now forthcoming.</div><div class=""><br class=""/></div><div class="">Anyway, what we do need to figure out now is how to proceed with the current set of circumstances we find ourselves in, and like I said during Tuesday’s call, I do agree with you that the news of the upcoming 10-page memo should not derail our schedule for delivering the initial report, nor should it serve as a barrier to any potential consensus the EPDP Team may be able to achieve. I hope this now explains why I was surprised by the feedback received from ICANN org this week. I also hope it helps to address ICANN org’s surprise to my reaction, as well as that of others on the EPDP Team.</div><div class=""><br class=""/></div><div class="">Thanks.</div><div class=""><br class=""/></div><div class="">Amr</div><div class=""><div><br class=""/><blockquote type="cite" class=""><div class="">On Nov 15, 2018, at 7:03 AM, Trang Nguyen <<a href="mailto:trang.nguyen@icann.org" class="">trang.nguyen@icann.org</a>> wrote:</div><br class="Apple-interchange-newline"/><div class=""><div class="WordSection1" style="page: WordSection1; font-family: TrebuchetMS; font-size: 14px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px;"><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">All,<o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><o:p class=""> </o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">There has been expression of surprise by some EPDP Team members regarding feedback that ICANN or is preparing on the roles and responsibilities <a href="https://mm.icann.org/pipermail/gnso-epdp-team/2018-November/000781.html" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span style="color: purple;" class="">memo</span></a>. This reaction is a surprise to ICANN org because it was requested on the 6 November 2018 EPDP Team<span class="Apple-converted-space"> </span><a href="https://participate.icann.org/p1qdyha6o2k/" style="color: purple; text-decoration: underline;" class="">call</a><span class="Apple-converted-space"> </span>that ICANN org work with Thomas and a small group of EPDP Team members on this topic.<o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">On the recent 6 November 2018 EPDP Team <a href="https://participate.icann.org/p1qdyha6o2k/" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span style="color: purple;" class="">call</span></a>, Thomas first introduced the suggestion to align roles and responsibilities in the draft Initial Report. During the call, it was requested that ICANN org work with Thomas and a small group of EPDP Team members on this topic. A roles and responsibilities <a href="https://mm.icann.org/pipermail/gnso-epdp-team/2018-November/000781.html" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span style="color: rgb(149, 79, 114);" class="">memo</span></a> was circulated by Thomas to the EPDP Team mailing list on 7 November 2018 with a note that due to time constraint there was no opportunity to share the memo with anyone else in the EPDP Team or ICANN org for input prior to circulation. Because an opportunity to contribute to the initial draft of the memo was not possible due to time constraint, ICANN org liaisons immediately reviewed and began to work on feedback to this memo. Rather than redlining and providing comments directly on the memo, which would be difficult to read, ICANN org is preparing our feedback in a separate document for ease of viewing. On the 8 November 2018 EPDP Team <a href="https://community.icann.org/display/EOTSFGRD/2018-11-08+EPDP+Team+call+%2324?preview=/96210602/97846568/AC%20Chat%20%26%20Attendance%20EPDP%2008%20Nov%2018.pdf" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span style="color: rgb(149, 79, 114);" class="">call</span></a><span style="" class=""> </span>when the memo was discussed, ICANN org liaisons reiterated our willingness to work with Thomas and other members of the EPDP Team on the roles and responsibilities. On the 12 November 2018 call with a small group of EPDP Team members regarding roles and responsibilities, John Jeffrey, ICANN org General Counsel, re-emphasized that ICANN org is in the process of preparing feedback to the memo Thomas circulated. We plan on circulating this response by tomorrow (15 November 2018). The feedback is intended to contribute to the Team’s efforts to analyze the appropriate application of the GDPR to the responsibilities of ICANN and the contracted parties.<o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">It is unclear to us how feedback to the roles and responsibilities memo, which we are providing because an opportunity to contribute to the initial draft of the memo was not possible due to time constraint, is a surprise to some members of the EPDP Team. It is also unclear why continued discussion on this topic should delay the publication of the Initial Report since this is not the only topic where there is no consensus agreement within the EPDP Team (e.g., there is ongoing discussion on the legal versus natural person topic as well). Per the ICANN Bylaws and EPDP Charter, ICANN org liaisons cannot participate in consensus calls. Thus, ICANN org cannot be inserted into the EPDP process as a barrier to creating consensus because we have a view that might be different than those expressed by others in the EPDP Team. More specifically, we do not believe that the ongoing discussion on this topic should hold up the publication of the Initial Report.<o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">There have also been some comments by some members of the EPDP Team that ICANN org’s feedback is coming at the last minute. ICANN org would like to remind the EPDP Team that<span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class=""> the memo was only circulated on 7 November 2018. ICANN org would also like to remind the EPDP Team that based on the ICANN’s </span><a href="https://www.icann.org/resources/pages/governance/bylaws-en/#article1" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span style="color: rgb(17, 85, 204); background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class="">Bylaws</span></a>, which<span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class=""> state “ICANN's scope is to coordinate the development and implementation of policies” and the EPDP<span style="color: rgb(51, 51, 51);" class=""> </span></span><a href="https://gnso.icann.org/sites/default/files/file/field-file-attach/temp-spec-gtld-rd-epdp-19jul18-en.pdf" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span style="color: rgb(17, 85, 204); background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class="">charter</span></a>, which<span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class=""> defines ICANN staff liaison’s role as “to provide timely input on issues that may require ICANN Org input such as implementation-related queries,” we believe our role is to help the EPDP Team advance its discussion by flagging any implementation-related issues/concerns, and to provide responses to inquiries directed at ICANN org. </span>To<span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class="">-date, the only questions that ICANN org liaisons have received from the EPDP Team that touch on the topic of joint controllership are the two from the 6 November 2018 EPDP Team meeting. The responses to these two questions are provided below. Regarding flagging implementation-related issues/concerns, </span>ICANN org liaisons previously said at break-out sessions at the Los Angeles Face-to-Face that joint controllership is different than what's in the Temp Spec, silence does not mean agreement, and that review and discussion might be needed on this topic. On 4 October 2018, ICANN org liaisons sent an <a href="https://mm.icann.org/pipermail/gnso-epdp-team/2018-October/000502.html" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span style="color: rgb(149, 79, 114);" class="">email</span></a><span style="" class=""> </span>to the EPDP mailing list stating that the purposes and roles and responsibilities in the Lawful Basis memo are different than what’s in the Temp Spec and that we are unable to convey an official ICANN position that differs from the Temporary Specification at this time. In the chat on the <a href="https://community.icann.org/display/EOTSFGRD/2018-11-06+EPDP+Team+call+%2323?preview=/96210600/97846059/AC%20Chat%20%26%20Attendance%20EPDP%2006%20Nov%2018.pdf" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span style="color: rgb(149, 79, 114);" class="">6 November</span></a>,<span style="" class=""> </span><a href="https://community.icann.org/download/attachments/96210602/AC%20Chat%20%26%20Attendance%20EPDP%2008%20Nov%2018.pdf?version=1&modificationDate=1541693777000&api=v2" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span style="color: rgb(149, 79, 114);" class="">8 November</span></a>, and <a href="https://community.icann.org/download/attachments/97846102/AC%20Chat%20%26%20Attendance%20EPDP%2013%20Nov%2018.pdf?version=1&modificationDate=1542124783000&api=v2" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span style="color: rgb(149, 79, 114);" class="">13 November</span></a><span style="" class=""> </span>2018 EPDP Team calls, ICANN org liaisons reiterated that joint controllership is different than what’s in the Temp Spec and would require further review.<o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class=""> </span><o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">ICANN org will continue to follow discussions and provide responses to any questions that the EPDP Team may have. We are also committed to continuing to work with the EPDP Team on the roles and responsibilities topic.<o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><o:p class=""> </o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">Dan and Trang<o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">ICANN org liaisons<o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><o:p class=""> </o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">**<o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><o:p class=""> </o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><b class="">ICANN org’s responses to EPDP Team’s questions from the 6 November 2018 call</b><o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">QUESTION: Is indemnification provided by ICANN through a joint controller agreement an option?<o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">RESPONSE: <span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class="">Yes, indemnification through a joint controller agreement is one of the options if it is determined that ICANN and contracted parties are joint controllers. However, ICANN org has previously noted that the Temp Spec does not specify that ICANN org and the contracted parties are joint controllers.</span><o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class="">The question of whether ICANN org and the contracted parties are joint controllers requires an analysis under Article 26 of the GDPR, which addresses the concept of joint controllers.</span><o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><ul type="disc" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; background-color: white; vertical-align: baseline; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;"><span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class="">If it is determined that ICANN org and the contracted parties are joint controllers, then there would need to be a joint controller arrangement as described in Article 26 of the GDPR;</span><o:p class=""></o:p></li></ul><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><ul type="disc" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; background-color: white; vertical-align: baseline; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;"><span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class="">If there is a joint controller arrangement (or arrangements), it will have to be determined who the parties to the arrangement(s) would be. Would the arrangement take the form of an agreement? If so, would there be one agreement for all registrars, data escrow agents, etc, or would there be separate agreements for different entity types? Would a joint controller agreement bind entities that have no agreement with ICANN org when a joint controller agreement is negotiated but later become a registrar? Etc.</span><o:p class=""></o:p></li></ul><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><ul type="disc" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; background-color: white; vertical-align: baseline; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;"><span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class="">It is customary to address indemnification in joint controller agreements as a mutual indemnification. It is necessary to fully understand the nature of processing activities, responsibilities and risks of non-compliance related to the joint controllership to adequately and fairly allocate the indemnification obligations.  ICANN org is exploring ways to reduce contracted parties’ potential liability relating to access of non-public gTLD registration data, but this does not necessarily suggest that ICANN org would indemnify contracted parties in a joint controller agreement for all possible violations of GDPR, as this could be read to imply.</span><o:p class=""></o:p></li></ul><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><ul type="disc" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; background-color: white; vertical-align: baseline; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;"><span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class="">As part of addressing indemnification in joint controller agreements, an assessment of the financial exposure to ICANN org as well as exploration of how such exposure could be financed (i.e., through increased funding) would have to be done.</span><o:p class=""></o:p></li></ul><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class="">These points and more will be addressed in ICANN org’s feedback to Thomas’s memo on roles and responsibilities, which we plan to circulate tomorrow, 15 November 2018.</span><o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">QUESTION: If EPDP agrees on policy that requires ICANN to indemnify, would the ICANN legal team and Board oppose it?<o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class="">RESPONSE: <span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class="">As noted above, indemnification through a joint controller agreement is one of the options if it is determined that ICANN and the contracted parties are joint controllers. This, however, does not necessarily suggest that it would be reasonable for ICANN org to indemnify contracted parties for all possible violations of GDPR. ICANN org can’t speak for the Board and, as noted above, there are several questions around joint controllership and joint controller agreements that would need to be answered before ICANN org could give a position on joint controllership and the associated allocation of liability and risk, including how financial exposure to ICANN could be financed (i.e., through increased funding) would have to be done.</span><o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""> <o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span style="background-color: white; background-position: initial initial; background-repeat: initial initial;" class="">These points and more will be addressed in ICANN org’s response to Thomas’s memo on roles and responsibilities, which we plan to circulate tomorrow, 15 November 2018.</span><o:p class=""></o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><o:p class=""> </o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><o:p class=""> </o:p></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><o:p class=""> </o:p></div><div style="border-style: solid none none; border-top-width: 1pt; border-top-color: rgb(181, 196, 223); padding: 3pt 0in 0in;" class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><b class=""><span style="font-size: 12pt;" class="">From:<span class="Apple-converted-space"> </span></span></b><span style="font-size: 12pt;" class="">Gnso-epdp-team <<a href="mailto:gnso-epdp-team-bounces@icann.org" style="color: purple; text-decoration: underline;" class="">gnso-epdp-team-bounces@icann.org</a>> on behalf of Alan Woods <<a href="mailto:alan@donuts.email" style="color: purple; text-decoration: underline;" class="">alan@donuts.email</a>><br class=""/><b class="">Date:<span class="Apple-converted-space"> </span></b>Tuesday, November 13, 2018 at 3:35 AM<br class=""/><b class="">To:<span class="Apple-converted-space"> </span></b>Thomas Rickert <<a href="mailto:epdp@gdpr.ninja" style="color: purple; text-decoration: underline;" class="">epdp@gdpr.ninja</a>><br class=""/><b class="">Cc:<span class="Apple-converted-space"> </span></b>GNSO EPDP <<a href="mailto:gnso-epdp-team@icann.org" style="color: purple; text-decoration: underline;" class="">gnso-epdp-team@icann.org</a>><br class=""/><b class="">Subject:<span class="Apple-converted-space"> </span></b>Re: [Gnso-epdp-team] Report on Small team on roles & responsibilities in preparation for EPDP Team Meeting #25<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><o:p class=""> </o:p></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><a name="_MailOriginalBody" class="">Thank you Thomas, and furthermore thank you for your very balanced approach to the very surprising and frustrating events of last night's call. <o:p class=""></o:p></a></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">I think you have hit the nail on the head here, and I echo your sentiments in the last paragraph. I got the distinct impression (however far from the truth that may be) that ICANN Org were holding their cards close to their chest, and although having been at the table of the ePDP, appear to be open to rejecting the work of the ePDP. These are discussions which should have been had day 1, openly and transparently, and in fact this proves the fundamental importance of the ePDP actually having substantive discussion of the roles and responsibilities prior to the interim report publication. <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">To echo Thomas, and indeed Diane, who I also recall made the point very well during the meeting, the hopes and wishes of the parties as to the allocation of roles and responsibilities are irrelevant; such matters are decided with reference alone to the legal reality and legal facts as to the roles held in the processing situation. I would further note that a statement made last night, (with the stated proviso that my audio dropped and I rejoined just as this utterance occurred therefore I will need to recheck the transcript for both context and accuracy), that ICANN Org is not a controller as it does not itself perform actual processing of the data; this concept of controllership is simply incorrect. I also heard this statement in Abu Dhabi from ICANN and indeed from the same person, and I also then raised my objection in an attempt to clarify. To hear it repeated again, last night, was worrisome (to put it mildly). <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">I personally think, receipt of the memo, in its entirety, and not a mere summary, as was promised in the dying moments of the meeting, is now hugely necessary. I furthermore think at this point the question of independent outside counsel for the eDPD is now, moreso than ever, a required step.<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Kind regards,<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Alan <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div class=""><div class=""><div class=""><div class=""><div class=""><div class=""><div class=""><div class=""><div class=""><div class=""><div class=""><span class=""></span><span class=""></span><table class="MsoNormalTable" border="0" cellpadding="0"><tbody class=""><tr class=""><td style="padding: 0in 5.25pt 0in 0in;" class=""><p class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 7.5pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class=""></span><a href="http://donuts.domains/" target="_blank" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span class=""><span style="color: windowtext; text-decoration: none;" class=""><span style="color: blue; border: 1pt solid windowtext; padding: 0in;" class=""><img border="0" width="75" height="75" id="_x0000_i1029" src="cid:~WRD000.jpg" alt="Image removed by sender. Donuts Inc." style="width: 0.7812in; height: 0.7812in;" class=""/></span></span></span></a><span class=""><o:p class=""></o:p></span></p></td><td style="padding: 0in 5.25pt 0in 0in;" class=""><div class=""><p class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 7.5pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; line-height: 12.75pt;"><span class=""><b class=""><span style="font-size: 9pt; font-family: Arial, sans-serif; color: rgb(51, 51, 51);" class="">Alan Woods</span></b></span><span class=""><b class=""><span style="font-size: 10.5pt; font-family: Tahoma, sans-serif;" class=""><o:p class=""></o:p></span></b></span></p></div><div class=""><p class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 7.5pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class=""><span style="font-size: 9pt; font-family: Arial, sans-serif; color: rgb(51, 51, 51);" class="">Senior Compliance & Policy Manager, Donuts Inc.</span></span><span class=""><o:p class=""></o:p></span></p><span class=""></span><div class="MsoNormal" align="center" style="margin: 0in 0in 7.5pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; text-align: center;"><span class=""><hr size="0" width="100%" align="center" class=""/></span></div><span class=""></span><p class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 7.5pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class=""><span style="font-size: 8.5pt; font-family: Arial, sans-serif; color: rgb(51, 51, 51);" class="">The Victorians, </span></span><span class=""><o:p class=""></o:p></span></p></div><div class=""><p class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 7.5pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class=""><span style="font-size: 8.5pt; font-family: Arial, sans-serif; color: rgb(51, 51, 51);" class="">15-18 Earlsfort Terrace<br class=""/>Dublin 2, County Dublin</span></span><span class=""><span style="font-size: 9pt; font-family: "open sans", serif; color: rgb(214, 214, 214);" class=""><br class=""/></span></span><span class=""><span style="font-size: 8.5pt; font-family: Arial, sans-serif; color: rgb(51, 51, 51);" class="">Ireland</span></span><span class=""><br class=""/><br class=""/></span><a href="https://www.facebook.com/donutstlds" target="_blank" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span class=""><span style="color: windowtext; text-decoration: none;" class=""><span style="color: blue; border: 1pt solid windowtext; padding: 0in;" class=""><img border="0" width="32" height="32" id="_x0000_i1027" src="cid:~WRD000.jpg" alt="Image removed by sender." style="width: 0.3333in; height: 0.3333in;" class=""/></span></span></span></a><span class="">  </span><a href="https://twitter.com/DonutsInc" target="_blank" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span class=""><span style="color: windowtext; text-decoration: none;" class=""><span style="color: blue; border: 1pt solid windowtext; padding: 0in;" class=""><img border="0" width="32" height="32" id="_x0000_i1026" src="cid:~WRD000.jpg" alt="Image removed by sender." style="width: 0.3333in; height: 0.3333in;" class=""/></span></span></span></a><span class="">  <span style="color: blue;" class=""><img border="0" width="32" height="32" id="_x0000_i1025" src="cid:~WRD000.jpg" alt="Image removed by sender." style="width: 0.3333in; height: 0.3333in;" class=""/></span></span><span class=""><o:p class=""></o:p></span></p></div></td></tr></tbody></table><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><span style="font-size: 12pt; font-family: Cambria, serif;" class="">Please NOTE: This electronic message, including any attachments, may include privileged, confidential and/or inside information owned by Donuts Inc. . Any distribution or use of this communication by anyone other than the intended recipient(s) is strictly prohibited and may be unlawful.  If you are not the intended recipient, please notify the sender by replying to this message and then delete it from your system. Thank you.</span></span><span class=""><o:p class=""></o:p></span></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div></div></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div><div class=""><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">On Tue, Nov 13, 2018 at 11:09 AM Thomas Rickert <<a href="mailto:epdp@gdpr.ninja" style="color: purple; text-decoration: underline;" class="">epdp@gdpr.ninja</a>> wrote:<o:p class=""></o:p></span></div></div><blockquote style="border-style: none none none solid; border-left-width: 1pt; border-left-color: rgb(204, 204, 204); padding: 0in 0in 0in 6pt; margin-left: 4.8pt; margin-right: 0in;" class=""><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Hello Marika, all,<o:p class=""></o:p></span></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">yesterday, the call of the small roles & responsibilities team had its call. <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">We thank JJ and Erika from ICANN Org for attending the call.<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">I will only be able to attend the first 90 mins of the call and I do not know whether it is possible to squeeze in a report and discussion of the outcome of our call while I am in attendance. Therefore, I would like to give a brief update in writing.<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">The plan for the meeting was to discuss <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">- what roles GDPR offers and if these are sufficiently described in the language I offered for the report<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">- discussion of Rationale for joint controller vs. other scenarios<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">- options and limitations of policy work / charter limitations <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">- strategy to implementation<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">I hoped we could make sufficient progress during the call so that the small team could suggest a solid path forward to the EPDP plenary. <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">JJ reported to us that ICANN Org has a 10 page memo in the making in which concerns and ICANN’s views on the roles are described. <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">He said that we should not jump to the conclusion that a joint controller scenario is given before the roles and responsibilities for the individual processing activities are determined. <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">In his view, it is like putting the cart before the horse if a joint controller scenario is adopted before all parties had a chance to assess the impact on their liabilities and that joint controllership might not adequately reflect the risks the respective parties might want to take.<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">We then discussed that it is not really a question of what the parties want to choose to best suit their wishes, but a question of what the legal determination of the setup is. Several participants expressed their view that a joint controller scenario is likely present and therefore a joint controller agreement needs to be negotiated to reflect the roles and responsibilities and the required indemnifications etc. need to be put in place to associate the risks appropriately.<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">There are two issues with this that the EPDP Team and - in particular - the leadership needs to decide.<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">1. The issue of legal assessment vs. policy work<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">The question was brought up by Kurt and JJ in particular. They said - rightfully - that our group cannot really give legal advice. We have discussed the unfortunate situation that our policy group needs to do both compliance work as well as policy work in the EPDP plenary on multiple occasions before. We have a charter that requires us to speak to the responsibilities of the parties and this is just not possible without being transparent (in our report) about what concept we think is applicable. So I think the plenary needs to discuss and confirm that we will take position on this (which can be vetted during the public comment period). <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">If the EPDP Team does not wish to take a position on this question, I think we need to go back to the GNSO Council to ask for a revision of the charter.<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">2. Timing<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">We were not given any indication as to how quickly a memo would be shared with the EPDP Team. JJ said that their memo should inform and help our work but it should not stand in the way of our work. <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">In my view (which was shared by several participants), the EPDP Team must know what ICANN org’s view on the matter is. The SGs and Cs need to be able to take into account the concerns and suggestions that ICANN Org might have to inform their own positioning. Also, I think we cannot detach our work from ICANN org’s position. It would be unfortunate - to say the least - if our group came up with a recommendation for the parties to negotiate a JCA just to find out that ICANN Org will refuse to implement that recommendation. Thus, clarity is required as soon as possible and a report should not be published before the memo has been shared, analyzed, discussed in the EPDP team and potential revisions to the initial report have been made.<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">In closing, let me be honest with the entire team and express my frustration with the process. <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">We have asked both Board liaisons as well as ICANN staff multiple times to share any legal memos / opinions there are to inform our discussions. Also, we have asked whether there would be concerns by ICANN Org with respect to entering into a joint controller agreement or data processing agreements in several meetings. We were not given any indication whatsoever that there could be problems. It is unfortunate to only learn about ICANN’s memo and that there are concerns a few days before the planned publication of our report. <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Kind regards,<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Thomas<o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> <o:p class=""></o:p></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><br class=""/><br class=""/><o:p class=""></o:p></span></div><blockquote style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt;" class=""><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Am 12.11.2018 um 16:25 schrieb Marika Konings <</span><a href="mailto:marika.konings@icann.org" target="_blank" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span class="">marika.konings@icann.org</span><span class=""></span></a><span class="">>:<o:p class=""></o:p></span></div></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div><div class=""><div class=""><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Dear All,</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Please find below the proposed agenda for the next EPDP Team meeting which is scheduled for Tuesday 13 November at 14.00 UTC.</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><ul type="disc" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">In relation to agenda item #3, please find attached an updated version of the proposed language for inclusion in the Initial Report in which staff has aimed to capture some of the input that was received in response to the Initial Report through the google doc, as well as input received on the mailing list.<span class="m7457635164058292940apple-converted-space"> </span></span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">In relation to agenda item #4,<span class="m7457635164058292940apple-converted-space"> </span>please find attached a table which provides an overview of the changes proposed by EPDP Team members that staff didn’t feel comfortable applying because e.g. either the proposed change is not clear, the proposed change affects previously agreed preliminary agreements / text, or is a substantive change that requires further discussion / consideration by the full EPDP Team (see<span class="m7457635164058292940apple-converted-space"> </span></span><a href="https://docs.google.com/document/d/1SoNTnvvadNQ8nX_-OxN4mtsd-gfLNxT54GXSXyGQwEQ/edit?ts=5be6721f" target="_blank" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span class=""><span style="color: rgb(149, 79, 114);" class="">https://docs.google.com/document/d/1SoNTnvvadNQ8nX_-OxN4mtsd-gfLNxT54GXSXyGQwEQ/edit?ts=5be6721f</span></span><span class=""></span></a><span class=""><span class="m7457635164058292940apple-converted-space"> </span></span><span class="">for all comments received to date). In certain cases, staff has proposed a path forward, but would appreciate EPDP Team/commenter feedback before applying this change. Note that a number of comments were made in relation to preliminary recommendations and/or text that is still under consideration. It is the expectation that this input will be raised in the context of those discussions.</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li></ul><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">FYI, staff expects to share an updated version of the Initial Report later today so you can see how other input has been addressed (non-substantial issues) as well as how other aspects are coming together as a result of the EPDP Team work over the last couple of meetings.</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Best regards,</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Caitlin, Berry and Marika</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">======================</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><a name="m_7457635164058292940_OLE_LINK2" class=""></a><a name="m_7457635164058292940_OLE_LINK1" class=""></a><span class=""><b class="">EPDP Meeting #25 Agenda</b></span></span><span class=""></span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Tuesday, 13 November 2018</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><ol start="1" type="1" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 6pt 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Roll Call & SOI Updates (5 minutes)</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li><li class="MsoNormal" style="margin: 6pt 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Welcome and Updates from EPDP Team Chair (5 minutes)</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li></ol><ol start="5" type="1" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><ol start="1" type="a" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Initial Report finalization status, incl. items remaining to be addressed and schedule for the week ahead</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Confirm status and next steps in relation to natural vs. legal and geographic status</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Review of outstanding action items</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Other updates, if applicable</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li></ol></ol><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><ol start="3" type="1" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 6pt 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Data Redaction (see attached)</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li></ol><div style="margin-left: 0.5in;" class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div style="border: 1pt solid windowtext; padding: 1pt 4pt; margin-left: 0.5in;" class=""><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Objective of discussion:</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><ol start="1" type="1" style="margin-bottom: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Confirm language for inclusion in the Initial Report in relation to data redaction as well as email communication</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li></ol></div><div style="margin-left: 1in;" class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><ol start="3" type="1" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><ol start="1" type="a" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Review latest version of language for inclusion in relation to data redaction</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Consider charter questions:</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li></ol></ol><div style="margin-left: 1in;" class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">f2) Should standardized requirements on registrant contact mechanism be developed?</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div style="margin-left: 1in;" class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">f3) Under what circumstances should third parties be permitted to contact the registrant, and how should contact be facilitated in those circumstances?</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div style="margin-left: 1in;" class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">And related draft recommendation:</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div style="margin-left: 1in;" class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">In relation to facilitating email communication between third parties and the registrant, the EPDP Team recommends that [current requirements in the Temporary Specification that specify that a Registrar MUST provide an email address or a web form to facilitate email communication with the relevant contact, but MUST NOT identify the contact email address or the contact itself, remain in place. [[[Other to be decided]]].</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><ol start="3" type="1" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><ol start="3" type="a" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Confirm next steps, if any</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li></ol></ol><div style="margin-left: 1in;" class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><ol start="4" type="1" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Commence review & discussion of comments / input received on Initial Report</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li></ol><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div style="border: 1pt solid windowtext; padding: 1pt 4pt; margin-left: 0.5in;" class=""><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">Objective of discussion:</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">(1) Review proposed changes / comments on the Initial Report that require EPDP Team consideration</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">(2) Agree on if/how these proposed changes / comments are to be applied to the Initial Report</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div></div><div style="margin-left: 1.25in;" class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><ol start="4" type="1" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><ol start="1" type="a" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Commence review of proposed changes / comments on the Initial Report (see list attached)</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Confirm approach for addressing these</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li><li class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Confirm next steps, if any</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li></ol></ol><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><ol start="5" type="1" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 6pt 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Wrap and confirm next meeting to be scheduled for Wednesday 14 November / Thursday 15 November at 14.00 UTC (dependent on progress made).</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li></ol><ol start="5" type="1" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><ol start="1" type="a" style="margin-bottom: 0in; margin-top: 0in;" class=""><li class="MsoNormal" style="margin: 6pt 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Confirm action items</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li><li class="MsoNormal" style="margin: 6pt 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;"><span class="">Confirm questions for ICANN Org, if any</span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></li></ol></ol><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""> </span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><b class=""><i class=""><span style="font-size: 10pt;" class="">Marika Konings</span></i></b></span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><i class=""><span style="font-size: 10pt;" class="">Vice President, Policy Development Support – GNSO, Internet Corporation for Assigned Names and Numbers (ICANN) </span></i></span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><i class=""><span style="font-size: 10pt;" class="">Email: </span></i></span><a href="mailto:marika.konings@icann.org" target="_blank" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span class=""><i class=""><span style="font-size: 10pt; color: rgb(5, 99, 193);" class="">marika.konings@icann.org</span></i></span><span class=""></span></a><span class=""><i class=""><span style="font-size: 10pt;" class="">  </span></i></span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><i class=""><span style="font-size: 10pt;" class=""> </span></i></span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><i class=""><span style="font-size: 10pt;" class="">Follow the GNSO via Twitter @ICANN_GNSO</span></i></span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><i class=""><span style="font-size: 10pt;" class="">Find out more about the GNSO by taking our </span></i></span><a href="https://urldefense.proofpoint.com/v2/url?u=http-3A__learn.icann.org_courses_gnso&d=DwMGaQ&c=FmY1u3PJp6wrcrwll3mSVzgfkbPSS6sJms7xcl4I5cM&r=7_PQAir-9nJQ2uB2cWiTDDDo5Hfy5HL9rSTe65iXLVM&m=5DXgId95wrCsHi--pxTiJD7bMB9r-T5ytCn7od3CF2Q&s=Cg5uQf0yAfw-qlFZ0WNBfsLmmtBNUiH0SuI6Vg-gXBQ&e=" target="_blank" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span class=""><i class=""><span style="font-size: 10pt; color: rgb(5, 99, 193);" class="">interactive courses</span></i></span><span class=""></span></a><span class=""><i class=""><span style="font-size: 10pt;" class=""> and visiting the </span></i></span><a href="https://urldefense.proofpoint.com/v2/url?u=http-3A__gnso.icann.org_sites_gnso.icann.org_files_gnso_presentations_policy-2Defforts.htm-23newcomers&d=DwMGaQ&c=FmY1u3PJp6wrcrwll3mSVzgfkbPSS6sJms7xcl4I5cM&r=7_PQAir-9nJQ2uB2cWiTDDDo5Hfy5HL9rSTe65iXLVM&m=5DXgId95wrCsHi--pxTiJD7bMB9r-T5ytCn7od3CF2Q&s=tT-E2RoAucUb3pfL9zmlbRdq1sytaEf765KOEkBVCjk&e=" target="_blank" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span class=""><i class=""><span style="font-size: 10pt; color: rgb(5, 99, 193);" class="">GNSO Newcomer pages</span></i></span><span class=""></span></a><span class=""><i class=""><span style="font-size: 10pt;" class="">. </span></i></span><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""><o:p class=""></o:p></span></span></div></div><div class=""><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><span style="font-size: 12pt;" class=""> <o:p class=""></o:p></span></span></div></div></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><Data Redaction - up 12 November 2018.docx><Initial Report changes for discussion - upd 12 November 2018.docx></span><span class=""><span style="font-size: 9pt; font-family: Helvetica;" class="">_______________________________________________<br class=""/>Gnso-epdp-team mailing list<br class=""/></span></span><span class=""></span><a href="mailto:Gnso-epdp-team@icann.org" target="_blank" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span class=""><span style="font-size: 9pt; font-family: Helvetica; color: rgb(149, 79, 114);" class="">Gnso-epdp-team@icann.org</span></span><span class=""></span></a><span class=""><span style="font-size: 9pt; font-family: Helvetica;" class=""><br class=""/></span></span><span class=""></span><a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-epdp-team" target="_blank" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span class=""><span style="font-size: 9pt; font-family: Helvetica; color: rgb(149, 79, 114);" class="">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-epdp-team</span></span><span class=""></span></a><span class=""><o:p class=""></o:p></span></div></div></blockquote></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class=""><o:p class=""> </o:p></span></div></div></div><div style="margin: 0in 0in 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif;" class=""><span class="">_______________________________________________<br class=""/>Gnso-epdp-team mailing list<br class=""/></span><a href="mailto:Gnso-epdp-team@icann.org" target="_blank" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span class="">Gnso-epdp-team@icann.org</span><span class=""></span></a><span class=""><br class=""/></span><a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-epdp-team" target="_blank" style="color: purple; text-decoration: underline;" class=""><span class="">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-epdp-team</span></a></div></blockquote></div></div></div></blockquote></div><br class=""/></div></body></html>