<div>That is a good point, Alan.<br></div><div><br></div><div>I would also note that venue space is likely to be limited, with the GNSO room (which we typically use) likely to be in use by the GNSO Council, RPM working group, and Subsequent Procedures working group, if not others, during the four day meeting. So we may not even have the space available for a full-day  meeting unless it happens on Day 0. <br></div><div><br></div><div>Best wishes, <br></div><div><br></div><div>Ayden <br></div><div><br></div><div><br></div><div>‐‐‐‐‐‐‐ Original Message ‐‐‐‐‐‐‐<br></div><div> On Wednesday, March 27, 2019 6:56 AM, Alan Greenberg <alan.greenberg@mcgill.ca> wrote:<br></div><div> <br></div><blockquote class="protonmail_quote" type="cite"><div>The problem with that is some (many?) of us are also involved with other activites that fill the days.<br></div><div> <br></div><div> Alan<br></div><div> -- <br></div><div> Sent from my mobile. Please excuse brevity and typos.<br></div><div> <br></div><div> <br></div><div class="gmail_quote"><div>On March 27, 2019 2:52:18 PM GMT+09:00, Kurt Pritz <kurt@kjpritz.com> wrote: <br></div><blockquote style="margin: 0pt 0pt 0pt 0.8ex; border-left: 1px solid rgb(204, 204, 204); padding-left: 1ex;" class="gmail_quote"><div>Hi Rafik:  <br></div><div class><br></div><div class>Thanks for doing this - especially the request for release of resources in a way that enables the team to retain its momentum. <br></div><div class><br></div><div class>I have been thinking about the June meeting in Marrakech, and it struck me that an extra day at the start of the meeting is not required. The Marrakech meeting is a Policy Forum, intended to provide extended periods to focus on specific policy
 initiatives. There is no opening ceremony, public forum, constituency day, etc. <br></div><div class><br></div><div class>It seems that the policy forum was developed to address issues exactly such as the one before us. Can we not take 2 1/2 -3 days of the policy forum to have an effective face-to-face meeting (such as the ones in LA and Toronto)? It seems that this
 is the policy forum’s raison d’être. <br></div><div class><br></div><div class>The cost avoidance would be significant. Hotel accommodations for 30+ (everyone would save their employers a few hundred bucks), plus ICANN support costs and facility rental. By spending 2 1/2 to 3 days in Marrakech (rather than one day) we would
 obviate the need for an immediate face-to-face meeting. <br></div><div class><br></div><div class>The cost savings might go to the few without travel funding to Marrakech. <br></div><div class><br></div><div class>Can we ask that the schedule accommodate this policy effort?<br></div><div class><br></div><div class>Best regards,<br></div><div class><br></div><div class>Kurt<br></div><div class><div><br></div><div><div><br></div><blockquote class type="cite"><div class>On Mar 25, 2019, at 9:15 PM, Rafik Dammak <<a class href="mailto:rafik.dammak@gmail.com">rafik.dammak@gmail.com</a>> wrote:<br></div><div><br></div><div class><div class dir="ltr"><div class style="margin: 0px; font-variant-numeric: normal; font-variant-east-asian: normal; font-stretch: normal; line-height: normal; color: rgb(69, 69, 69);"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif">Hi all,</span><br></div><div class style="margin: 0px; font-variant-numeric: normal; font-variant-east-asian: normal; font-stretch: normal; line-height: normal; color: rgb(69, 69, 69); min-height: 14px;"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif"></span><br></div><div class style="margin: 0px; font-variant-numeric: normal; font-variant-east-asian: normal; font-stretch: normal; line-height: normal; color: rgb(69, 69, 69);"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif">Based on our deliberations during Kobe meeting, I sent this letter with request for immediate resources for phase 2 to GNSO Council for consideration.</span><br></div><div class style="margin: 0px; font-variant-numeric: normal; font-variant-east-asian: normal; font-stretch: normal; line-height: normal; color: rgb(69, 69, 69);"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif"></span><br></div><div class style="margin: 0px; font-variant-numeric: normal; font-variant-east-asian: normal; font-stretch: normal; line-height: normal; color: rgb(69, 69, 69);"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif">I also included a request for pre-meeting in Marrakesh. The request needed to be made now because the deadline (26th March) for such meeting requests but I still welcome input on whether or not to go ahead
 with the pre-meeting.</span><br></div><div class style="margin: 0px; font-variant-numeric: normal; font-variant-east-asian: normal; font-stretch: normal; line-height: normal; color: rgb(69, 69, 69); min-height: 14px;"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif"></span><br></div><div class style="margin: 0px; font-variant-numeric: normal; font-variant-east-asian: normal; font-stretch: normal; line-height: normal; color: rgb(69, 69, 69);"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif">Best Regards,</span><br></div><div class style="margin: 0px; font-variant-numeric: normal; font-variant-east-asian: normal; font-stretch: normal; line-height: normal; color: rgb(69, 69, 69); min-height: 14px;"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif"></span><br></div><div class style="margin: 0px; font-variant-numeric: normal; font-variant-east-asian: normal; font-stretch: normal; line-height: normal; color: rgb(69, 69, 69);"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif">Rafik</span><br></div><div><br></div><div class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div>---------- Forwarded message ---------<br></div><div> De : <b>Rafik Dammak</b> <span class dir="ltr"> <<a class href="mailto:rafik.dammak@gmail.com">rafik.dammak@gmail.com</a>></span><br></div><div> Date: mar. 26 mars 2019 à 13:12<br></div><div> Subject: EPDP Team resources request<br></div><div> To: Drazek, Keith <<a class href="mailto:kdrazek@verisign.com">kdrazek@verisign.com</a>><br></div><div> Cc: Council GNSO <<a class href="mailto:council@gnso.icann.org">council@gnso.icann.org</a>><br></div></div><div><br></div><div><br></div><div class dir="ltr"><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;">Dear Keith,<br></div><p style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt;"><span style="font-family:Calibri"><span style="font-size:12pt"> </span></span><br></p><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;">As directed by the GNSO Council, the EPDP Team has commenced its work on phase 2 by focusing on the development of a work plan and timeline for the phase 2 deliberations.<br></div><p style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt;"><span style="font-family:Calibri"><span style="font-size:12pt"> </span></span><br></p><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;">As part of these discussions, the EPDP Team is also expected to identify whether any additional resources are needed, beyond the traditional support that is provided to GNSO policy development activities, to meet the milestones and timeline proposed. The EPDP
 Team would like to recognize the critical importance of the additional resources provided for phase 1 in facilitating the deliberations and allowing the EPDP Team to deliver a Final Report within the timeframe provided.<br></div><p style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt;"><span style="font-family:Calibri"><span style="font-size:12pt"> </span></span><br></p><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;">The EPDP Team wants to ensure that any specific resource requests are fiscally responsible by demonstrating clear alignment with the work plan and timeline, as such, some additional time will be needed to formulate any such requests. Nevertheless, there are
 some immediate resources that the EPDP Team considers crucial in supporting the initial stages of phase 2 and as such we would like to request that the GNSO Council petition the ICANN Board to provide immediate support for the following resources:<br></div><p style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt;"><span style="font-family:Calibri"><span style="font-size:12pt"> </span></span><br></p><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt 36pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;"><span style="font-family:Symbol">·<span style="font-family:"Times New Roman""><span style="font-size:7pt">      </span></span></span>Continued availability of legal counsel, following the same process and approach in phase 1 (any questions are vetted through the legal committee);<br></div><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt 36pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;"><span style="font-family:Symbol">·<span style="font-family:"Times New Roman""><span style="font-size:7pt">      </span></span></span>Continued support for telecom services and transcriptions, but to reduce costs, transcriptions would have a 72 hour turnaround time (instead of 24 hour);<br></div><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt 36pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;"><span style="font-family:Symbol">·<span style="font-family:"Times New Roman""><span style="font-size:7pt">      </span></span></span>Mediation support for the EPDP Team meetings at ICANN65 in Marrakesh.<br></div><p style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt;"><span style="font-family:Calibri"><span style="font-size:12pt"> </span></span><br></p><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;">Some have also requested that travel support is to be made available for ICANN65 for EPDP Team members who would otherwise not be able to attend and where no alternate is able to step in. We leave it up to the Council’s discretion to determine whether this
 is a reasonable request to include with the above.<br></div><p style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt;"><span style="font-family:Calibri"><span style="font-size:12pt"> </span></span><br></p><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;">In order to take full advantage of the face-to-face opportunity that Marrakesh offers and minimize conflict with other meetings, we would also like to request support for organizing a one day face-to-face meeting on day zero of ICANN65. A request for such a
 meeting would need to be made by 26 March at the latest and is subject to approval by ICANN Org as well as availability of facilities. If such a request is granted, this would also require funded travelers to arrive a day earlier than normally foreseen, including
 an additional hotel night.<br></div><p style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt;"><span style="font-family:Calibri"><span style="font-size:12pt"> </span></span><br></p><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;">We look forward to receiving your feedback. If you have any questions or would like to discuss this request further, please let me know.<br></div><p style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt;"><span style="font-family:Calibri"><span style="font-size:12pt"> </span></span><br></p><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;">Best Regards,<br></div><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;"><br></div><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;">Rafik Dammak<br></div><div class style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri;">Interim Chair and GNSO Council liaison to the EPDP Team<br></div><p style="margin: 0mm 0mm 0.0001pt;"><span style="font-family:Calibri"><span style="font-size:12pt"> </span></span><br></p></div></div></div><div>_______________________________________________<br></div><div> Gnso-epdp-team mailing list<br></div><div> <a class href="mailto:Gnso-epdp-team@icann.org">Gnso-epdp-team@icann.org</a><br></div><div> https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-epdp-team<br></div></div></blockquote></div></div></blockquote></div></blockquote><div><br></div>