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<div class="WordSection1">
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">EPDP Team,<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">I’m still uncomfortable with the language in Building Block E on retention and destruction of data.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:black">The EPDP Team recommends that requestors must confirm that they will store, protect and dispose of the gTLD registration data in accordance with applicable law. The requirements for data
 retention and destruction may differ based on the purpose for which the data is retained; accordingly, data processing arrangements (for example, arrangements between the requestor and its accrediting body or arrangements between the requestor and the controller)
 are expected to contain further details with regard to the requirements for the retention and destruction of gTLD registration data. </span><span style="font-size:11.0pt"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<div style="mso-element:para-border-div;border:solid black 1.0pt;border-bottom:none;padding:1.0pt 4.0pt 0in 4.0pt;margin-left:.5in;margin-right:0in">
<p class="MsoNormal" style="border:none;padding:0in"><i><span style="color:black">Comments / concerns / questions to be considered in relation to building block e): </span></i><span style="font-size:11.0pt"><o:p></o:p></span></p>
</div>
<div style="mso-element:para-border-div;border-top:none;border-left:solid black 1.0pt;border-bottom:none;border-right:solid black 1.0pt;padding:0in 4.0pt 0in 4.0pt;margin-left:.5in;margin-right:0in">
<p class="MsoNormal" style="margin-left:.25in;text-indent:-.25in;mso-list:l1 level1 lfo1;vertical-align:baseline;border:none;padding:0in">
<![if !supportLists]><span style="font-size:10.0pt;font-family:Symbol;color:black"><span style="mso-list:Ignore">·<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">        
</span></span></span><![endif]><i><span style="color:black">How would this be enforced? Could accreditation be used to track and enforce?</span></i><i><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black"><o:p></o:p></span></i></p>
</div>
<div style="mso-element:para-border-div;border:solid black 1.0pt;border-top:none;padding:0in 4.0pt 1.0pt 4.0pt;margin-left:.5in;margin-right:0in">
<p class="MsoNormal" style="margin-left:.25in;text-indent:-.25in;mso-list:l1 level1 lfo1;vertical-align:baseline;border:none;padding:0in">
<![if !supportLists]><span style="font-size:10.0pt;font-family:Symbol;color:black"><span style="mso-list:Ignore">·<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">        
</span></span></span><![endif]><i><span style="color:black">Consider changing “such as GDPR” to “including the GDPR”. </span></i><i><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black"><o:p></o:p></span></i></p>
</div>
<p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">I’m ok with the first sentence.  The language updated to read “in accordance with applicable law” is an improvement and addresses the second bullet point from the comments/concerns box.  To note, we haven’t
 addressed the first bullet in the comments/concerns box on enforcement yet.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">One concept we have discussed but isn’t captured here is that the gTLD registration data should be retained only as long as necessary to achieve the purpose stated during the disclosure request.  The first
 sentence may be meant to imply that, but I think this building block would benefit from having that explicitly stated.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">The second sentence I have a hard time following and a harder time figuring out how it would be implemented in practice.  The first bit seems to be aimed at stating our agreed understanding that we cannot
 define in policy fixed durations around the retention and destruction of the data.  Some requests may not require any retention while others may need years.  There seems agreement that retention will need to be determined on a case by case basis.  This seems
 like more of a foundational concept better suited to a Principle than part of a Building Block.  I suggest creating a new Principle for this concept and removing it from the Building Block.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">We are expected to define the requirements for retention and destruction but the second bit seems to avoid that altogether saying some yet to be defined data processing arrangements will contain the details
 of the requirements.  I have a particularly hard time imagining what an implementation team would make of that sentence.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">In parenthesis are two examples, the first being a potential arrangement between the requestor and its accrediting body.  I don’t recall that we’ve discussed this in terms of a data processing arrangement,
 but we have discussed how in order to be accredited, an accrediting body might require adherence to a code of conduct.  Such a code of conduct might include specifics on data retention and destruction.  For example:<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<ul style="margin-top:0in" type="disc">
<li class="MsoListParagraph" style="margin-left:0in;mso-list:l0 level1 lfo2"><span style="font-size:11.0pt">Requestors agree that they will store, protect and dispose of the gTLD registration data in accordance with applicable law<o:p></o:p></span></li><li class="MsoListParagraph" style="margin-left:0in;mso-list:l0 level1 lfo2"><span style="font-size:11.0pt">Requestors agree that they will only retain the gTLD registration data for as long as necessary to achieve the purpose stated in the disclosure request<o:p></o:p></span></li></ul>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">If that is what is meant here, the building block should state that.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">The second example seems to suggest a data processing arrangement between the requestor and the controller.  I don’t recall this being something we discussed specifically and could potentially become unwieldy
 if it means every requestor needs a contract with the controller.  If on the other hand this could be accomplished by including something along the lines of the above bullet points in a Terms of Use document, that might work.  Again if this is what is meant,
 the building block should state as much.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Thanks,<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Marc<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:11.0pt">From:</span></b><span style="font-size:11.0pt"> Gnso-epdp-team <gnso-epdp-team-bounces@icann.org>
<b>On Behalf Of </b>Caitlin Tubergen<br>
<b>Sent:</b> Friday, September 27, 2019 4:28 PM<br>
<b>To:</b> gnso-epdp-team@icann.org<br>
<b>Subject:</b> [EXTERNAL] [Gnso-epdp-team] Updated building block E - retention and destruction of data<o:p></o:p></span></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Dear EPDP Team:<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Further to EPDP Support Staff’s action, please find
<a href="https://docs.google.com/document/d/1WMhllLz5Zgm42C4Jfjiqinu32Jwiu_lhuBorzeuBKuA/edit">
the updated version of Building Block E (retention and destruction of data)</a>. The edits intend to capture the Team’s discussion from the last meeting.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">As the building block is in the form of a Google Doc, please provide suggested edits directly in the document by
<b>Monday, 7 October</b>. <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Thank you.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Best regards,<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Marika, Berry, and Caitlin<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Times New Roman",serif;color:black"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
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</html>