<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:garamond,times new roman,serif;font-size:large">I am working on a note on this subject in conjunction with the SSAC EPDP work party.  I will try to send a draft later today.</div><div class="gmail_default" style="font-family:garamond,times new roman,serif;font-size:large"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:garamond,times new roman,serif;font-size:large">Steve</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, Apr 13, 2021 at 12:49 PM policy--- via Gnso-epdp-team <<a href="mailto:gnso-epdp-team@icann.org">gnso-epdp-team@icann.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div lang="EN-US" style="overflow-wrap: break-word;"><div class="gmail-m_2681674539500266388WordSection1"><p class="MsoNormal">Dear EPDP Team,<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Please find below the proposed agenda for the next EPDP Team meeting which is scheduled for Thursday 15 April at 14.00 UTC. <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">As you will see, the staff support team has produced an updated version of the legal/natural guidance write up. Attached you will find the redline version so you can review the changes that have been made based on the input that was provided by the deadline (note, where no input was provided, no action has been taken). A couple of items have been flagged for further EPDP Team input in the new version (and are also included in the agenda). If there are any items missing that you think require EPDP Team consideration, please flag accordingly. <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Also included in the agenda you will find a comparison document that <span style="color:black">compare</span><span style="color:black">s</span><span style="color:black"> and contrast</span><span style="color:black">s</span><span style="color:black"> the </span><span style="color:black">latest</span><span style="color:black"> version of the legal/natural guidance write up with the responses received</span><span style="color:black"> to date</span><span style="color:black"> from Bird & Bird</span><span style="color:black"> in relation to legal/natural. This document has been reviewed by the legal committee for completeness. In the third column it identifies a number of questions for EPDP Team consideration.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black">Last but not least, you will also find in the agenda a link to a set of proposed questions for the EPDP Team which are intended to help inform the deliberations on the question of whether any updates are required to the EPDP Phase 1 recommendation on the topic of legal/natural. Note that the approach and document will be further introduced during Thursday’s meeting. <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black">Please review these documents in preparation for Thursday’s meeting.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black">Best regards, </span> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Caitlin, Marika and Berry<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">======<b><span style="color:black"> </span></b><b><span style="color:black"><u></u><u></u></span></b></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"><b><span style="color:black">EPDP Phase 2A - Meeting #15</span></b><span style="color:black"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span style="color:black">Proposed Agenda</span></b><span style="color:black"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black">Thursday 15 April 2021 at 14.00 UTC<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black"> <u></u><u></u></span></p><p class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin-right:0in;margin-bottom:0in;margin-left:67.7pt"><u></u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black"><span>1.<span style="font:7pt "Times New Roman"">                            </span></span></span><u></u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black">Roll Call & SOI Updates (5 minutes)<u></u><u></u></span></p><p class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin-right:0in;margin-bottom:0in;margin-left:67.7pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin-right:0in;margin-bottom:0in;margin-left:67.7pt"><u></u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black"><span>2.<span style="font:7pt "Times New Roman"">                            </span></span></span><u></u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black">Welcome & Chair updates (Chair) (5 minutes)<u></u><u></u></span></p><ul style="margin-top:0in" type="disc"><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Update from the legal committee<u></u><u></u></span></li></ul><p class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin:0in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin-right:0in;margin-bottom:0in;margin-left:67.7pt"><u></u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black"><span>3.<span style="font:7pt "Times New Roman"">                            </span></span></span><u></u><u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black">Legal vs. natural</span></u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black"> (75 minutes)<u></u><u></u></span></p><div style="border:1pt solid windowtext;padding:1pt 4pt;background:white;margin-left:0.75in;margin-right:0in"><ol start="1" type="i"><li style="background:white;border:none;padding:0in"><span style="color:black">Whether any updates are required to the EPDP Phase 1 recommendation on this topic (“Registrars and Registry Operators are permitted to differentiate between registrations of legal and natural persons, but are not obligated to do so“); </span><u></u><u></u></li><li style="background:white;border:none;padding:0in"><span style="color:black">What guidance, if any, can be provided to Registrars and/or Registries who differentiate between registrations of legal and natural persons. </span><u></u><u></u></li></ol></div><p class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin-right:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black">Guidance development<u></u><u></u></span></p><p class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin:0in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin-right:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.75in"><u></u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black"><span>a.<span style="font:7pt "Times New Roman"">       </span></span></span><u></u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black">Continue review of updated write up of guidance proposal <u></u><u></u></span></p><ul style="margin-top:0in" type="disc"><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">See comparison table developed by Staff Support Team and reviewed by Legal Committee – see <a href="https://docs.google.com/document/d/1jzKGLeTlJFf8-HB70NmAS_fZJvZgJiwO/edit" target="_blank">https://docs.google.com/document/d/1jzKGLeTlJFf8-HB70NmAS_fZJvZgJiwO/edit</a> <u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">EPDP Team to deliberate on the questions identified in column 3:<u></u><u></u></span></li><ol style="margin-top:0in" start="1" type="1"><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext">Consider adding reference to information requirements in relation to consent? </span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext">Consider making more specific that the registrant (data subject) needs to have an easy means to correct mistakes?</span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext">Consider adding a step that following Registrant confirmation that the registration does not include any personal data, the registrar should contact the provided contact details to confirm that no personal data is present.  </span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext">Consider adding guidance that sufficient time must be provided for the Registrant (data subject) to respond to the verification request, but that there is no need to wait for an affirmative response, unless an email bounces (in which case the Registrar should not proceed with publication). </span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext">Consider adding that the Registrar should request the Registrant, if self-identified as legal person, to provide a company registration number.</span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext">Consider making more specific that at this stage the Registrar should ask whether Registrant (data subject) consents to publication of personal data?</span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext">Consider adding that, as an example, a Registrar could also use the company registration number to verify legal personhood. </span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext">Consider whether such a tool (to assess whether email addresses include an individual's name or appear to be generic) exists and/or is feasible?</span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext">Consider reference to this guidance/opinion from B & B</span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u><u></u></span></li></ol></ul><ul style="margin-top:0in" type="disc"><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext">EPDP Team to deliberate on remaining questions in the updated write up (see <a href="https://docs.google.com/document/d/1whCpXHm3UPmJ-IDSbliveSkwxL679x2U/edit#heading=h.gjdgxs" target="_blank">https://docs.google.com/document/d/1whCpXHm3UPmJ-IDSbliveSkwxL679x2U/edit#heading=h.gjdgxs</a>) </span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u><u></u></span></li></ul><ol style="margin-top:0in" start="1" type="1"><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:1in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Example scenarios refer to “publish the data” with publish defined as “provide Registration Data in the publicly accessible Registration Data Directory Services” – Volker has suggested this should be discussed further by the EPDP Team. <u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:1in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Example scenario 1-d – Registrar Team has suggested this is too prescriptive and proposed that if any changes are made then the data is treated as natural-person data until the Registrant indicates otherwise via repetition of steps a-c. Others have suggested that Registrant should be requested when updates are made whether this results in changes to data type. EPDP Team to discuss how to proceed.<u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:1in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Example scenario 3 – EPDP Team to discuss whether this scenario should be deleted. There were originally some concerns that there would be no registrant / data subject involvement in the determination of data type, but this has been clarified by indicating that the registrant must confirm the determination by the registrar. Is this concern sufficiently addressed or should this scenario be deleted.<u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:1in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Use of third party services to verify determination of data type – sentence has been updated based on suggestions made. Does this sufficiently address the concerns? <u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:1in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Other? <u></u><u></u></span></li></ol><ul style="margin-top:0in" type="disc"><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.5in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Confirm next steps<u></u><u></u></span></li></ul><p class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin-right:0in;margin-bottom:0in;margin-left:1in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin-right:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.75in"><u></u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black"><span>b.<span style="font:7pt "Times New Roman"">       </span></span></span><u></u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black">Consideration of question i. Whether any updates are required to the EPDP Phase 1 recommendation on this topic (“Registrars and Registry Operators are permitted to differentiate between registrations of legal and natural persons, but are not obligated to do so“); <u></u><u></u></span></p><ol style="margin-top:0in" start="1" type="1"><ul style="margin-top:0in" type="disc"><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.1pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Review of questions developed by leadership team to determine positions of different groups – please be open minded and be constructive (see <a href="https://docs.google.com/document/d/1gMV29jRPQEFGv2psZ2py2_F8cr93OeeA/edit" target="_blank">https://docs.google.com/document/d/1gMV29jRPQEFGv2psZ2py2_F8cr93OeeA/edit</a>) <u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.1pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Homework assignment: all teams to provide responses to these questions by Tuesday 20 April at the latest. <u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.1pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">EPDP Team input<u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="color:black;margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.1pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Confirm next steps<u></u><u></u></span></li></ul></ol><p class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin:0in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u> <u></u></span></p><p class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin-right:0in;margin-bottom:0in;margin-left:67.7pt"><u></u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black"><span>4.<span style="font:7pt "Times New Roman"">                            </span></span></span><u></u><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black">Wrap and confirm next EPDP Team meeting (5 minutes):<u></u><u></u></span></p><ol style="margin-top:0in" start="1" type="a"><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.25in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black">EPDP Team Meeting #16 Thursday 22 April</span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"> at 14.00 UTC - n<span style="color:black">ote, placeholder plenary session is being scheduled to allow for a second weekly plenary meeting, if needed</span>. <u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.25in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black">Confirm action items</span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u><u></u></span></li><li class="gmail-m_2681674539500266388MsoListParagraph" style="margin-top:0in;margin-bottom:0in;margin-left:0.25in"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:black">Confirm questions for ICANN Org, if any</span><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><u></u><u></u></span></li></ol><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10pt;color:black;background:white">Berry Cobb</span></b><b><span style="font-size:10pt;background:white"><u></u><u></u></span></b></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10pt;color:black;background:white">GNSO Policy Consultant</span></b><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:10pt;color:black;background:white">Principal | <a href="http://bacinblack.com/" target="_blank">BAC in Black Consulting</a></span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10pt;color:black;background:white">Mob: </span></b><span style="font-size:10pt;color:black;background:white">+1 (720) 839-5735</span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><a href="https://twitter.com/berrycobb" target="_blank"><b><span style="font-size:10pt;font-family:Arial,sans-serif;color:black;background:black;text-decoration:none"><img border="0" width="96" height="58" style="width: 1in; height: 0.6041in;" id="gmail-m_2681674539500266388_x0000_i1026" src="https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn%3AANd9GcQLU_cPLRHNEaDTAD-_nDIYJGH2KbgBHnu2Sw&usqp=CAU"></span></b></a><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><a href="https://www.linkedin.com/in/berrycobb/" target="_blank"><b><span style="font-size:7.5pt;font-family:Arial,sans-serif;color:blue;text-decoration:none"><img border="0" width="96" height="31" style="width: 1in; height: 0.3229in;" id="gmail-m_2681674539500266388_x0000_i1025" src="https://www.pinclipart.com/picdir/middle/180-1804091_2019-supply-chain-solutions-linkedin-email-signature-linkedin.png"></span></b></a><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p></div></div>_______________________________________________<br>
Gnso-epdp-team mailing list<br>
<a href="mailto:Gnso-epdp-team@icann.org" target="_blank">Gnso-epdp-team@icann.org</a><br>
<a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-epdp-team" rel="noreferrer" target="_blank">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-epdp-team</a><br>
_______________________________________________<br>
By submitting your personal data, you consent to the processing of your personal data for purposes of subscribing to this mailing list accordance with the ICANN Privacy Policy (<a href="https://www.icann.org/privacy/policy" rel="noreferrer" target="_blank">https://www.icann.org/privacy/policy</a>) and the website Terms of Service (<a href="https://www.icann.org/privacy/tos" rel="noreferrer" target="_blank">https://www.icann.org/privacy/tos</a>). You can visit the Mailman link above to change your membership status or configuration, including unsubscribing, setting digest-style delivery or disabling delivery altogether (e.g., for a vacation), and so on.</blockquote></div>