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<div class="WordSection1">
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1F497D">Thanks Steve.
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1F497D">Very helpful.
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1F497D">Statton
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt;color:#1F497D">Statton Hammock<o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt;color:gray">V.P. Global Policy & Industry Development<o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt;color:#365F91">MarkMonitor </span>
</b><span style="font-size:10.0pt;color:#505050">/ </span><b><span style="font-size:10.0pt;color:#FF9100">Part of Clarivate Analytics
<o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt;color:#1F497D">Ph.:  415.971.3561<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt;color:#1F497D">statton.hammock@markmonitor.com<o:p></o:p></span></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:11.0pt">From:</span></b><span style="font-size:11.0pt"> Gnso-newgtld-wg-wt5 [mailto:gnso-newgtld-wg-wt5-bounces@icann.org]
<b>On Behalf Of </b>Steve Chan<br>
<b>Sent:</b> Tuesday, November 28, 2017 10:12 PM<br>
<b>To:</b> gnso-newgtld-wg-wt5@icann.org<br>
<b>Subject:</b> [Gnso-newgtld-wg-wt5] Actions/Discussion Notes: Work Track 5 Sub Team Meeting 29 November<o:p></o:p></span></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">Dear Work Track members,<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt"> <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">Please find below the action items and discussion notes from the call on 29 November.  <i>These high-level notes are designed to help Work Track members navigate through the content of the call and are not
 a substitute for the chat transcript or the recording.</i><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt"><br>
The documents referenced on the call are attached and some excerpts from the chat room are included below.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt"> <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">Kind regards,<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">Steve<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt"> <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">--------------------------------------------------------------------------<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt">1. Welcome</span></b><span style="font-size:10.0pt"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt">2. SOIs</span></b><span style="font-size:10.0pt"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- none<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt">3. Presentation of different scope options for the ToR</span></b><span style="font-size:10.0pt"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Reading slides. Red bracketed text represents possible options for text, for which the co-leads are specifically seeking feedback.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt">4. Comments from participants about scope</span></b><span style="font-size:10.0pt"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- For slide 3, suggestion to replace "cognizance" with perhaps "consideration"<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Slide 3: <b>Farzaneh Badii: </b>jurisdiction of SOs and ACs? First time I hear such a thing. you probably just mean mandate ?<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Cross community session in Joburg discussed classification of geographic names as gTLDs versus ccTLDs. WT5 will not consider this question.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- <b>Nick Wenban Smith, Nominet UK, ccNSO & RySG: </b>It seems sensible to me to start with the current rules for names of a geographic nature as currently set out in the AGB plus the mountains/ rivers etc questions which have arisen subsequently<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- <b>jaap akkerhuis: </b>Let's insert a footnote to the CCWG reort as well.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Slide 1, what does "approval" and related footnote refer to? This seems to be a substantial change from the 2012 round.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt">ACTION ITEM: Get clarification around footnote from proposer of text.</span></b><span style="font-size:10.0pt"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- @Liz, request to explain why she believes the scope is overly broad. <b>Liz Williams: </b>What I am aiming for is to make sure that we don't run into the exact same problems we've had in the past...not just in the 2012 round but also the 2004 and 2000 round of expanding the domain name space.  Whatever we do has to make reference to clear lists (ISO3166) or clear protocols (UNESCO World Heritage Sites) or clear policy (RFC1591).  We cannot be making sweeping limitations on the new potential for the next round without thinking about the negative effects on potential  applicants.  We want simplicity, ease, clarity and fairness.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- In 2012 round, if meeting criteria, awarded TLD (in absence of objections, contention). Adding an approval step element is a substantial change and could require discussion as a full WG.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Some support for regional approval<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Scope for ToR is not about solutions, more about what will be discussed by WT5. Is the scope broad enough to allow for adequate discussion? Approval is in brackets - seems to assume an outcome and may be redundant to consent or non-objection.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Further discussions is needed for the scope of the ToR<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt">Heather Forrest: </span></b><span style="font-size:10.0pt">Picking up on comments here on the Terms of Reference, it seems to me that the most productive approach would be to say simply that geographic names are in scope, and make defining geo names one of our substantive objectives (rather than attempt to do so in teh Terms of Reference) - I'm speaking from experience in the CWG Use of Country and Territory Names, where defining geo names took us some months<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt">5. Presentation of the Risk Based approach</span></b><span style="font-size:10.0pt"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Reading slides<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Slide 2 - attempts to remove "gut sense" and substitute with more guided decision-making. Living document that can be adjusted as discussions progress.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Identify Risks: What are we trying to prevent and/or Who are trying to protect<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Impact: Whay are we trying to prevent the risk<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Likelihood: Based on what evidence?<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Mitigation: How can we effecrively manage this risk?<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Slide 3: Why risk-based? Other approaches have no worked. Plugs well into policy (What  and why) and implementation (how).<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Slide 4: How do we apply risk-based for WT5? 1) Identify risks 2) Assess risks (impact/severity, likelihood, what is acceptable,unacceptable) 3) Address the risks 4) Monitor effectiveness / continual improvement<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Slide 5: Feed into a Risk Register, which helps support objective analysis<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Slide 6: Addressing the risks through controls, which might take place under different phases (e.g., pre-application, application, post-delegation). May make sense to go in reverse order in building controls.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Nov-Jan could be spent on identifying risks and utilizing reviews.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Consider how different aspects of geographics names should be prioritized for review<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Through March, develop controls to identified risks<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Slide 7: <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt">6. Comments from participants about the Risk Based approach</span></b><span style="font-size:10.0pt"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Some concerns about the risk-based approach.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Helps in understanding why decisions are ultimately reached. If there are objections to this approach, what are alternatives?<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">--<b> Ching Chiao: </b>I am not quiet sure about the "likelihood" part ... and how this can be measured quantitatively. <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- On a frequent basis or once every 100 years? <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- <b>Alexander Schubert: </b>Jeff: In 2012 we denied countries to apply for their country based gTLDs (e.g.  .spain  or  .turkey) on the sole basis of "RISK management" - never anybody considered the POSITIVE impact of such applications. If potential positive impacts outweighs potential "risks" then we have to look "beyond" just managing risks......<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt">7.</span></b><span style="font-size:10.0pt"> <b>Next steps</b><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Next calls are 6 and 20 December.  <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt">ACTION ITEM: circulate Terms of Reference on list. Comments will be due by 20 December.</span></b><span style="font-size:10.0pt"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Discuss ToR again on 6 December meeting, though additional comments may be forthcoming.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt">8. AOB</span></b><span style="font-size:10.0pt"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt">-- Mentor/Buddy program: 11 volunteers. Next step is to see what members might want to work with a buddy. Next steps will be circulated to list.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:11.0pt">Steven Chan</span></b><b><span style="font-size:11.0pt;font-family:"MS Gothic"">
</span></b><b><span style="font-size:11.0pt"><o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Policy Director, GNSO Support<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:11.0pt"> <o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:11.0pt">ICANN<o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">12025 Waterfront Drive, Suite 300<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Los Angeles, CA 90094-2536</span><span style="font-size:11.0pt;font-family:"MS Gothic"">
</span><span style="font-size:11.0pt"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><a href="mailto:steve.chan@icann.org">steve.chan@icann.org</a><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">mobile: +1.310.339.4410<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">office tel: +1.310.301.5800<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">office fax: +1.310.823.8649<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Find out more about the GNSO by taking our i<a href="applewebdata://310CAD3E-E244-4690-A938-C2655DD44BDE/learn.icann.org/courses/gnso">nteractive courses</a> and visiting the <a href="http://gnso.icann.org/sites/gnso.icann.org/files/gnso/presentations/policy-efforts.htm#newcomers">GNSO
 Newcomer pages</a>.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Follow @GNSO on Twitter: <a href="https://twitter.com/ICANN_GNSO">https://twitter.com/ICANN_GNSO</a><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Follow the GNSO on Facebook: <a href="https://www.facebook.com/icanngnso/">https://www.facebook.com/icanngnso/</a><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><a href="http://gnso.icann.org/en/">http://gnso.icann.org/en/</a><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
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