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--></style></head><body bgcolor=white lang=EN-US link=blue vlink=purple><div class=WordSection1><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Dear GNSO Review Working Group members,</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Per the action item below, please see that attached draft charter for recommendation 31 for your review and discussion.  The document is provided in Word and PDF.  Please feel free to suggest edits to the list, either in an email or directly in the Word document.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Best regards,</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Julie</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Julie Hedlund, Policy Director</span><o:p></o:p></p><div style='border:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 0in 1.0pt 0in'><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p></div><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Action Items/Discussion Notes 13 April</span></b><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Action Items:</span></b><o:p></o:p></p><p class=MsoListParagraph style='text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo2'><![if !supportLists]><span style='mso-list:Ignore'>1.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; </span></span><![endif]><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Recommendation 8: Staff will post the recommendation charter to the list for a consensus call.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoListParagraph style='text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo2'><![if !supportLists]><span style='mso-list:Ignore'>2.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; </span></span><![endif]><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Recommendations 14 and 15: Staff will post the combined recommendation charter to the list for a consensus call.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoListParagraph style='text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo2'><![if !supportLists]><span style='mso-list:Ignore'>3.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; </span></span><![endif]><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Recommendations 16 and 18: Staff will invite GDD staff to the meeting on 27 April to give an overview of how period reviews are done.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoListParagraph style='text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo2'><![if !supportLists]><span style='mso-list:Ignore'>4.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; </span></span><![endif]><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Recommendation 31: Staff will send the draft charter to the list for review.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Discussion Notes:</span></b><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><i><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>1. Overview of work flowchart:</span></i><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>-- Staff takes initiative to draft charter</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>-- Working Group members review, consider recommendations, and decide whether to form a Sub Team to address it, or have full Working Group review the recommendations --&gt; decide whether to approve draft charter or make revisions --&gt; once charter is approved, move to implementation</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>-- End of process includes reporting to the GNSO Council, in addition to provision in Working Group Charter that requires quarterly reporting to the GNSO Council</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>--We have a bunch of recommendations, so how many can we do in parallel?&nbsp; Also, whether to divide into sub teams is complexity of content and human resources.&nbsp; It may become more complicated.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>-- Creating sub teams adds extra work.&nbsp; To what extent will they be touching on the PDP or similar things?&nbsp; Is there overlap?&nbsp; With a limited number of tasks sometimes taking them sequentially is better.&nbsp; -- Given the small number of participants in this group it is better to work through this in the full WG.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>-- General comment: Might also be helpful when this WG is reviewing the IE and Working Party recommendations when faced with problematic implementation issues that may require consultation with the GNSO Council.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><i><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>2. Revised Recommendation Charters:</span></i><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><u><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Recommendation 8:</span></u><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>-- Question: In a conversation of IRTs it seemed that there wasn't knowledge of implementation review teams -- are they working?&nbsp; Answer: Recent example -- Thick Whois IRT letter to GNSO Council on evolving privacy protection environment.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>-- Any consensus on how we move forward on this recommendation?&nbsp; Does this require more work?</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Action Item: Staff will put the recommendation out for a consensus call.</span></b><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>From the chat:</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Amr Elsadr: ..., and have been included in GDD's Consensus Policy Implementation Framework: https://www.icann.org/en/system/files/files/gdd-consensus-policy-implementation-framework-31may15-en.pdf</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>avri doria: Amr, but are they being used, and how are they working?</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Amr Elsadr: In my experience, GDD often refers to these principles while working on implementation issues with IRTs.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>avri doria: is this a tussle over Roles and Responsibilities or mutual agreement on R&amp;R.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Donna Austin, RySG: @Avri, the CPH has encountered some differences of opinion about roles and responsibilities when it comes to implementation.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Amr Elsadr: @Avri: The roles and responsibilities portions of the principles pertain to (for example) that it is the GNSO that develops gTLD policies. So when/if IRTs face implementation difficulties, they are on a tight leash in terms of deviating from the original intent of recommendations, and must refer these back to the GNSO.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Donna Austin, RySG: @Amr, the CPH experience is not consistent with your description, in that we believe staff can become immovable on interpretation and does not refer things back to Council.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Amr Elsadr: @Donna: My understanding is that the GNSO Council is working to clarify the role of Council liaisons to IRTs, which may be helpful in that regard? At least in terms of improving communication between IRTs and the GNSO?</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>avri doria: thanks Donna, so there may be some more work to do in making sure that the IRT method is meeting the requirements of this review.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><u><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Recommendations 14 and 15:</span></u><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>-- Not sure that chunking in phases of work is the same as parallelization of sub teams.&nbsp; New gTLD did do some staging, but was a continuous PDP.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>-- Question: Should there be language in the WG Guidelines that specifically encourages phasing?</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>-- Concern that PDPs are different so perhaps this should be guidance rather than prescriptive.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Action Item: Staff will put the recommendation out for a consensus call.</span></b><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>From the chat:</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Amr Elsadr: Another example of &quot;chunking&quot; may be IRTP?</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>avri doria: exactly, </span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>avri doria: and that is what i was thinking was meant.&nbsp; phases was called out, and the gTLD subteam approach is not really chunking.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Amr Elsadr: Next-Gen RDS PDP and Review of RPMs is also broken up into phases (not sure that counts as &quot;chunking&quot;) that have independent initial report, public comment periods, final reports, Council votes, etc...</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>avri doria: sort of a softer chunks</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>avri doria: and even the community comment 1 &amp; 2 approach of new gTLD might be considered phasing, though the tail of one phase overlaps the beginning of other pahses and the have an end to end dependency.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Amr Elsadr: I actually need to check to make sure my last comment on RPMs is accurate. It is on RDS, but thinking about RPMs..., not so sure.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Lori Schulman: I believe that each phase is intended to have separate reports</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Lori Schulman: but definitely need to confirm with co-chairs</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Amr Elsadr: I think you're right, Lori and Berry. :-)</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>avri doria: Amr, i think that is one of the issues, many different ways of doing phasing,&nbsp; maybe some advice on how different forms can be used and why?</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Donna Austin, RySG: Is there a distinction between phasing and blocks of work? The RPM WG has two distinct tasks, rather than breaking the work into phases. </span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>avri doria: a note on ways to speed up PDPs.&nbsp; In my experience whenever we talk of speeding one up, it ends up taking longer, because of the extended discussions of whether it can be sped up and how.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Donna Austin, RySG: could providing more opportunity for face-to-face meetings of the WG lead to speeding up work?</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>avri doria: but the autopsy of a PDP looking for thing that could be done in the future is a good thing.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><u><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Recommendations 16 &amp; 18:</span></u><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>-- Periodic versus ongoing review: the PDP Manual section 17 states that periodic review are necessary.&nbsp; Compare how GDD reviews are done concerning how an ongoing reviews are done.&nbsp; Would it be helpful for someone from GDD to give an overview of how periodic reviews are done?&nbsp; Yes, that would be helpful.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Action Item: Invite GDD staff for the next call to give an overview of how period reviews are done.</span></b><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>From the chat:</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Berry Cobb: ERRP is in data collection phase for now.&nbsp; Analysis and initial report are on deck.&nbsp; Once complete it will be delivered to the GNSO Council.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Donna Austin, RySG: @Amr, has the GDD actually done any reviews?</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Lori Schulman: yes very helpful</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>avri doria: but in general this scope of work look reasonable</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Amr Elsadr: @Donna: That's actually one of the questions this WG might want an answer to. It might be premature to recommend changes to &quot;periodic&quot; reviews, if none have been completed and assessed yet?</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Lori Schulman: What are the 2 workstreams?</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>avri doria: on 16/18 not sure how one does ongoing without some sort of periodicity.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><u><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Recommendation 31:</span></u><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Action Item: Staff will send the draft charter to the list for review.</span></b><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>From the chat:</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Donna Austin, RySG: I don't agree on the GNSO GAC Liaison fulfulling the role.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>Lori Schulman: I don't understand this charter as well.</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.5pt;font-family:Calibri'>&nbsp;</span><o:p></o:p></p></div></body></html>