<div dir="ltr"><div><div><div>Hi Mary,<br></div><div><br>One thing that ICANN could do that would really help in finding documents sent as attachments would be to modify the mailing list software so it doesn&#39;t add a<br><br>___________________________________________<br>gnso-rpm-wg mailing list<br><a href="mailto:gnso-rpm-wg@icann.org">gnso-rpm-wg@icann.org</a><br><a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-rpm-wg">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-rpm-wg</a> <br><br></div>to emails.<br><br></div>Example here: <a href="http://gpm.info/msg.txt">http://gpm.info/msg.txt</a> (txt copy of an example ICANN email). Scroll to the bottom to see the added text or see email-1.png attachment.<br><br></div><div>The reason why it would be very helpful to remove this text is because what happens in many email clients is this information gets stripped off as a separate attachment. Where there are lots of emails this makes it very hard to quickly locate emails with attachments that contain useful information.<br><br></div><div>This can be seen in the email-2.png attachment. In this you can see:<br></div><div>(a) the arrow on the left hand side points to the emails with a paperclip indicating an attachment (22 of 24 the emails)<br></div><div>(b) the circle on the right around the attachment from Massimo ATT00067.txt (240B) which only contains <br><br>___________________________________________<br>gnso-rpm-wg mailing list<br><a href="mailto:gnso-rpm-wg@icann.org">gnso-rpm-wg@icann.org</a><br><a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-rpm-wg">https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-rpm-wg</a><br><br></div><div>which is also shown circled in notepad. <br><br></div><div></div><div></div><div>(c) the email from Julie which is the only email in that screenshot which has a real attachment worth reading!<br><br></div><div>Many thanks,<br><br><br></div><div>Paul.<br></div><div><br></div><div><div><br></div></div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Fri, May 5, 2017 at 6:02 PM, George Kirikos <span dir="ltr">&lt;<a href="mailto:icann@leap.com" target="_blank">icann@leap.com</a>&gt;</span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Hi folks,<br>
<span class=""><br>
On Fri, May 5, 2017 at 12:34 PM, Mary Wong &lt;<a href="mailto:mary.wong@icann.org">mary.wong@icann.org</a>&gt; wrote:<br>
&gt; We welcome your responses, and in particular your suggestions for how we can<br>
&gt; narrow our discussion points at any given time and encourage members to stay<br>
&gt; focused on the main point under discussion -- while also accommodating the<br>
&gt; fact that there is some substantial interdependency between the issues we<br>
&gt; are grappling with.<br>
<br>
</span>I had a few suggestions:<br>
<br>
1. I suggest that folks try to trim the quoted emails that they&#39;re<br>
responding to, in order to shorten the length of the text to just the<br>
relevant/essential part(s) of the prior emails (as I just demonstrated<br>
above), plus anything new they wish to contribute. It makes it a lot<br>
easier to follow the threads, especially when some of the threads<br>
included 50+ prior emails within the body of the message. It also<br>
improves searching one&#39;s own email archives, to generate fewer matches<br>
when searching for something (e.g. if I searched for specific text,<br>
I&#39;d currently find that text not only in the original email, but also<br>
in dozens of followup emails, making it tougher to find what I&#39;m<br>
looking for).<br>
<br>
To pick a random example, see how the following message has &quot;+1&quot; as<br>
the &quot;new&quot; text:<br>
<br>
<a href="http://mm.icann.org/pipermail/gnso-rpm-wg/2017-May/001945.html" rel="noreferrer" target="_blank">http://mm.icann.org/pipermail/<wbr>gnso-rpm-wg/2017-May/001945.<wbr>html</a><br>
<br>
but one would really have a hard time figuring out what&#39;s being<br>
supported, unless one read all the prior messages included below that<br>
new text.<br>
<br>
2. Sometimes it&#39;s worth changing the Subject line of the email<br>
entirely, especially to make it easier to find things later when using<br>
the web-based archives. There are numerous emails in the archive for<br>
May 2017:<br>
<br>
<a href="http://mm.icann.org/pipermail/gnso-rpm-wg/2017-May/date.html" rel="noreferrer" target="_blank">http://mm.icann.org/pipermail/<wbr>gnso-rpm-wg/2017-May/date.html</a><br>
<br>
concerning &quot;Agenda and documents for Working Group call this week&quot;,<br>
but the actual content of some of those messages concernsabout policy<br>
discussions (e.g. about GIs, etc.), so the subject line could have<br>
been changed to reflect that.<br>
<br>
3. Some of the &quot;legal disclaimers&quot; that are included automatically at<br>
the bottom of emails perhaps can be removed entirely (e.g. &quot;This<br>
message is confidential, blah blah blah&quot;), to further reduce message<br>
length. This is a public mailing list, and is archived on the web. For<br>
those who&#39;ve setup a dedicated email address/account for ICANN mailing<br>
lists, that&#39;s easy to do. For those who are currently using just one<br>
email address for business and ICANN-related matters, it might be wise<br>
to consider creating a separate email address for public mailing<br>
lists.<br>
<br>
Have a great weekend, everyone!<br>
<br>
Sincerely,<br>
<br>
George Kirikos<br>
<a href="tel:416-588-0269" value="+14165880269">416-588-0269</a><br>
<a href="http://www.leap.com/" rel="noreferrer" target="_blank">http://www.leap.com/</a><br>
______________________________<wbr>_________________<br>
gnso-rpm-wg mailing list<br>
<a href="mailto:gnso-rpm-wg@icann.org">gnso-rpm-wg@icann.org</a><br>
<a href="https://mm.icann.org/mailman/listinfo/gnso-rpm-wg" rel="noreferrer" target="_blank">https://mm.icann.org/mailman/<wbr>listinfo/gnso-rpm-wg</a><br>
</blockquote></div><br></div>