<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml" xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40"><head><meta http-equiv=Content-Type content="text/html; charset=utf-8"><meta name=Generator content="Microsoft Word 15 (filtered medium)"><!--[if !mso]><style>v\:* {behavior:url(#default#VML);}
o\:* {behavior:url(#default#VML);}
w\:* {behavior:url(#default#VML);}
.shape {behavior:url(#default#VML);}
</style><![endif]--><style><!--
/* Font Definitions */
@font-face
        {font-family:"Cambria Math";
        panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:Calibri;
        panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}
/* Style Definitions */
p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal
        {margin:0in;
        margin-bottom:.0001pt;
        font-size:11.0pt;
        font-family:"Calibri",sans-serif;}
a:link, span.MsoHyperlink
        {mso-style-priority:99;
        color:blue;
        text-decoration:underline;}
a:visited, span.MsoHyperlinkFollowed
        {mso-style-priority:99;
        color:#954F72;
        text-decoration:underline;}
.MsoChpDefault
        {mso-style-type:export-only;}
@page WordSection1
        {size:8.5in 11.0in;
        margin:1.0in 1.0in 1.0in 1.0in;}
div.WordSection1
        {page:WordSection1;}
--></style></head><body lang=EN-US link=blue vlink="#954F72"><div class=WordSection1><p class=MsoNormal>I generally agree with James. I have no problem consulting with people who have specific expertise, as we do in SSAC periodically, but have misgivings about the mini-contract concept. </p><p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p><div style='mso-element:para-border-div;border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in'><p class=MsoNormal style='border:none;padding:0in'><b>From: </b><a href="mailto:james@cyberinvasion.net">James Gannon</a><br><b>Sent: </b>Saturday, June 10, 2017 5:23 AM<br><b>To: </b><a href="mailto:emily.taylor@oxil.co.uk">Emily Taylor</a>; <a href="mailto:ssr2-review@icann.org">SSR2</a><br><b>Subject: </b>Re: [Ssr2-review] Role of observers and ways of participating</p></div><p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>Hi Emily,<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>So I was under the impression that they were able to see the adobe room already no, with the exception of the adobe chat which was internal to the RT.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>As for the other 3 options I would be reticent to give posting or speaking rights to observers as it does risk blurring the lines, the RTs were setup in a very specific way for a reason and as I have noted before we are a very understaffed RT with only 15 out of a possible 21 members appointed. As such I think a better approach if we have an observer who wishes to be active is to go back to the SOACs and ask for their appointment to the RT into one of the remaining slots.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>If we have gaps in skillset or diversity on the RT that we need to fill then I think the onus is on us to go back to the bylaws which state<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span lang=EN-GB>The chairs of the Supporting Organizations and Advisory Committees participating in the applicable review shall select a group of up to 21 review team members from among the prospective members nominated by the Supporting Organizations and Advisory Committees, balanced for diversity and skill.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>Alternatively for those observers with specific skillsets, could we look at the option of retaining them as external advisors for a small fee on the key topics that they may wish to engage on, and to which they would bring a valuable perspective?<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>I want to note for the observers, many of whom are good friends of mine actually, that this is not a slight against them in any way, but rather I think its important to maintain the distinction between ‘silent’ observers and RT members, as such I’m open to creative ideas on how not to break the status quo while getting better inputs into the RT work in an informal way from observers.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>Also my apologies for being quiet recently, I am undergoing a massive restructuring at work so my life is a bit messy right now!!<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>-James<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><b>From:</b> ssr2-review-bounces@icann.org [mailto:ssr2-review-bounces@icann.org] <b>On Behalf Of </b>Emily Taylor<br><b>Sent:</b> 10 June 2017 09:53<br><b>To:</b> SSR2 <ssr2-review@icann.org><br><b>Subject:</b> [Ssr2-review] Role of observers and ways of participating<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>Dear all<o:p></o:p></span></p><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><br>As mentioned by me on the last call, I have received some feedback that participating as an observer to this Team is not particularly straightforward.  There is a sense that observers are fairly firewalled from the discussions on calls (I understand that they are not able to see the adobe room for example), and this can make it difficult to follow the discussions. There is also no direct way for them to raise input in real time, either in our calls or through remote participation in the face to face calls.<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>Here are a few questions from me, to stimulate discussions on the list:<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>-  Shall we keep arrangements as they are, with regard to observer participations?<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>If you are open to changing the current arrangements, consider the following options. <o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>-  Able to see Adobe Room during calls<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>-  Able to participate in Adobe Room chat <o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>- Able to speak on calls by raising hand Adobe Room<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>- Able to join in list discussions (perhaps with some designation as 'observer')<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>Please let me know your thoughts, and of course any other options I may have missed.<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>Personally, I feel that we have a small group of Team Members and a small group who wish to be Observers. In my opinion we should make our processes transparent and encourage active participation from interested parties.  If we start to feel swamped or overwhelmed by Observer input, that will be a different problem which we can review if it arises.<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>Best<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><br>Emily<o:p></o:p></span></p></div><div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB><o:p> </o:p></span></p></div><p class=MsoNormal><span lang=EN-GB>-- <o:p></o:p></span></p><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><p style='margin:0in;margin-bottom:.0001pt'><b><span lang=EN-GB style='font-family:"Arial",sans-serif'>Emily Taylor</span></b><b><span lang=EN-GB><o:p></o:p></span></b></p><p style='mso-margin-top-alt:0in;margin-right:0in;margin-bottom:.25in;margin-left:0in'><span lang=EN-GB style='font-family:"Arial",sans-serif;color:#ED1C24'>CEO, Oxford Information Labs<br></span><i><span lang=EN-GB style='font-size:9.5pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black'>Associate Fellow, Chatham House; Editor, Journal of Cyber Policy</span></i><span lang=EN-GB><o:p></o:p></span></p><p style='margin-bottom:45.0pt'><b><span lang=EN-GB style='font-size:9.5pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:red'>PLEASE NOTE MY NEW EMAIL ADDRESS AND CONTACTS AS OF 1 JANUARY 2017<br><br></span></b><span lang=EN-GB style='font-size:9.5pt;font-family:"Arial",sans-serif'>Magdalen Centre, Oxford OX4 4GA <span style='color:#ED1C24'>| T:</span> 01865 582885 <br><span style='color:#ED1C24'>E:</span> </span><span lang=EN-GB style='font-size:9.5pt'><a href="mailto:emily.taylor@oxil.co.uk" target="_blank"><span style='font-family:"Arial",sans-serif;color:#1155CC'>emily.taylor@oxil.co.uk</span></a></span><span lang=EN-GB style='font-size:9.5pt;font-family:"Arial",sans-serif'> <span style='color:#ED1C24'>| D:</span> 01865 582811 <span style='color:#ED1C24'>| M:</span> </span><span lang=EN-GB style='font-size:9.5pt;color:#1155CC'>+44 7540 049322</span><span lang=EN-GB style='font-size:9.5pt'><o:p></o:p></span></p><p style='margin-bottom:45.0pt'><span lang=EN-GB><img border=0 width=96 height=56 style='width:1.0in;height:.5833in' id="_x0000_i1026" src="https://s3-eu-west-1.amazonaws.com/static.oxil/oxil_logo-150x.png" alt="https://s3-eu-west-1.amazonaws.com/static.oxil/oxil_logo-150x.png"></span><span lang=EN-GB style='font-size:13.5pt;font-family:"Times New Roman",serif'>         </span><a href="http://explore.tandfonline.com/cfp/pgas/rcyb-cfp-2017" target="_blank"><span lang=EN-GB style='font-size:9.5pt;text-decoration:none'><img border=0 width=420 height=63 style='width:4.375in;height:.6597in' id="_x0000_i1025" src="https://docs.google.com/a/oxil.co.uk/uc?id=0B7sS_6djDxsHNm92d21jM21HMDQ&export=download" alt="https://docs.google.com/a/oxil.co.uk/uc?id=0B7sS_6djDxsHNm92d21jM21HMDQ&export=download"></span></a><span lang=EN-GB><o:p></o:p></span></p></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><p style='margin-bottom:12.0pt'><span lang=EN-GB style='font-size:12.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#AAAAAA'>Registered office: 37 Market Square, Witney, Oxfordshire OX28 6RE. Registered in England and Wales No. 4520925. VAT No. 799526263<br><br>.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p></div></body></html>