<div dir="ltr"><div>Hi,</div><div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div>
<div>1. Get the list of inactive members from Andrea</div><div>2. Find out the email addresses of the boards of inactive member organisations<br></div><div dir="auto">3. Mail the inactive organisations' boards and ask them whether their <span class="gmail-il">representative</span> is still who it should be and maybe ask them nicely to become active again<br></div><div dir="auto">4. Remind the ones that don't answer after two weeks and/or a month</div>5. Compile new list with the changes resulting from this process<br><div dir="auto">6. Update our website with this new current list<br></div><div dir="auto">7. Save the list on our private part of our website, where only EC has access to</div>

</div></blockquote><div><br></div><div><div>How are you progressing with this task Caleb? We also need to make sure that we have a comprehensive list of Alternative Representatives. Where are the up-to-date lists of our members? We need this information for the charter review.</div><div><br></div><div>These are core membership duties and you should treat them as a priority, before you do anything else.</div><div><br></div><div>-Raoul<br></div></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, 1 Nov 2022 at 16:43, Raoul Plommer <<a href="mailto:plommer@gmail.com">plommer@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="auto">Hi Caleb, <div dir="auto"><br></div><div dir="auto">I think you need to help in collecting the email addresses for the boards of the inactive organisations we have.</div><div dir="auto"><br></div><div>1. Get the list of inactive members from Andrea</div><div>2. Find out the email addresses of the boards of inactive member organisations<br></div><div dir="auto">3. Mail the inactive organisations' boards and ask them whether their representative is still who it should be and maybe ask them nicely to become active again<br></div><div dir="auto">4. Remind the ones that don't answer after two weeks and/or a month</div>5. Compile new list with the changes resulting from this process<br><div dir="auto">6. Update our website with this new current list<br></div><div dir="auto">7. Save the list on our private part of our website, where only EC has access to</div><div dir="auto"><br></div><div>I think you can maybe share some of the workload, where Bolutife can do some of the communicating to our inactive members, but we should really go through this process every year to keep our membership data current. It will also be good to save the emails for the board of these organisations. Next time this will be a much easier process.</div><div><br></div><div>The reason I want us to do this is actually because some organisations don't even seem to exist anymore, some reps are dead and so on...<br></div><div><br></div><div>-Raoul<br></div></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, 1 Nov 2022, 14:39 Caleb Olumuyiwa Ogundele, <<a href="mailto:muyiwacaleb@gmail.com" target="_blank">muyiwacaleb@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="auto">I don't have super admin access like Andrea and the vendor to make the changes you desire on the CiviCRM.<div dir="auto"><br></div><div dir="auto">However, I'm working with Andrea to sort this out. </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">While I appreciate that time is of essence, I will appreciate if I'm not pressured on things not directly under my control I can't make direct changes to as this involves multiple parties and I don't have a super admin account to extract, delete or add. </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">I will let you know when staff is done working on the request. </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">Thank you. </div><div dir="auto"><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue., Nov. 1, 2022, 2:14 a.m. Raoul Plommer, <<a href="mailto:plommer@gmail.com" rel="noreferrer" target="_blank">plommer@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr">Hi Caleb,<br><br><div>Did you understand what you need to do?</div><div><br></div><div>-Raoul<br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Mon, 31 Oct 2022 at 14:34, Bolutife Adisa <<a href="mailto:adisabolutifeo@gmail.com" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">adisabolutifeo@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="auto">Alright then. I’ll wait till then. <div><br></div><div>Best,</div><div>Bolutife. <br><br><div dir="ltr"><br><blockquote type="cite">On 31. Oct 2022, at 12:57, Raoul Plommer <<a href="mailto:plommer@gmail.com" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">plommer@gmail.com</a>> wrote:<br><br></blockquote></div><blockquote type="cite"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div>Hi Bolutife,</div><div><br></div><div>I think you need to wait a little that Andrea gets the database in order. Otherwise you'll have to do it again.</div><div><br></div><div>Sam LanFranco is still here: <a href="https://members.ncsg.is/npoc_members_public" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">https://members.ncsg.is/npoc_members_public</a> ...and this list comes straight from our member database. To actually save us some trouble, we could just link to this page, although embedding the list would be better. It would also be good to maintain some list that is updated annually only, just to make sure we have records of our members. It would be terrible if we somehow lost this list and the emails on it, for example.</div><div><br></div><div>Bolutife, I think you can wait on updating our page until Caleb and Andrea have updated the member list in the database. You could also wait until we have contacted the boards of these organisations to hear from them, whether the information about their representative is up to date.</div><div><br></div><div>-Raoul<br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Mon, 31 Oct 2022 at 12:57, Bolutife Adisa <<a href="mailto:adisabolutifeo@gmail.com" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">adisabolutifeo@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">Hi Rauol,<br>
<br>
I will proceed with updating the membership list on the website. <br>
<br>
Best,<br>
Bolutife. <br>
<br>
> On 31. Oct 2022, at 11:12, Raoul Plommer <<a href="mailto:plommer@gmail.com" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">plommer@gmail.com</a>> wrote:<br>
> <br>
> <br>
> Hello Bolutife and Caleb,<br>
> <br>
> We'd really need to go through our member list and see if it's up-to-date. At the moment it's not.<br>
> <br>
> It'd be best, if our membership list on our website was taken straight out of the NCSG database and was then presented on our website. But that's a minor thing, really.<br>
> <br>
> Caleb, if you could work with Andrea and ask her to send all the inactive organisations an email, asking whether their representative is who they are supposed to be. It'd be best to send this query to the board of the organisation in question, not the ordinary or alternative member.<br>
> <br>
> I know this is a bit of a cumbersome task, but the email only has to be written once and sent as bcc. I guess the hardest part is to find out the addresses of the boards, but I think this is the only way to have our database valid and up-to-date. For the future, it'd be good to maintain these board addresses somewhere with our other admin files. You could ask Andrea to help us with this and add this address field in the NCSG/NPOC application form also.<br>
> <br>
> -Raoul<br>
</blockquote></div>
</div></blockquote></div></div></blockquote></div>
</blockquote></div>
</blockquote></div>
</blockquote></div>